سكرتير تنفيذي للإدارة

Client of Eram Talent

بصفتك سكرتير تنفيذي للإدارة، ستقوم بتنسيق الأنشطة، إدارة المراسلات، وضمان سير العمل بسلاسة في المكتب. ستكون قدرتك على إدارة أولويات متعددة والحفاظ على السرية مفتاحًا لدعم أهداف المنظمة.

 المسؤوليات الرئيسية

• إدارة تقويم المسؤول الرئيسي، جدولة المواعيد، الاجتماعات، والفعاليات.
• تحديد أولويات وتنسيق الجداول والالتزامات المتعارضة.
• تخطيط وتنسيق جميع جوانب سفر المسؤول الرئيسي لأغراض العمل، بما في ذلك النقل، الإقامة، والمسارات.
• ضمان أن ترتيبات السفر فعالة وتكلفتها معقولة.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية للمسؤول الرئيسي، إدارة المكالمات الهاتفية، الرسائل الإلكترونية، والمراسلات.
• صياغة وإعداد المراسلات المكتوبة، مثل الرسائل الإلكترونية، المذكرات، والرسائل، نيابة عن المسؤول الرئيسي.
• تنسيق الاجتماعات، المؤتمرات، والفعاليات للمسؤول الرئيسي.
• إعداد مواد الاجتماعات، جداول الأعمال، وتدوين المحاضر حسب الحاجة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات منظمة ومحدثة لوثائق وسجلات المستوى التنفيذي.
• إجراء الأبحاث وجمع المعلومات لدعم عمليات اتخاذ القرار للمسؤول الرئيسي.
• تتبع ومعالجة نفقات المسؤول الرئيسي، وضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح.
• إعداد تقارير النفقات والحفاظ على سجلات دقيقة.
• تقديم الدعم الإداري والتشغيلي للمشاريع أو المبادرات الخاصة الموكلة من قبل المسؤول الرئيسي.
• التنسيق مع الفرق متعددة الوظائف والمساهمين حسب الحاجة.
• التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى قدر من السرية والاحترافية.
• الحفاظ على سرية صارمة بشأن الأمور والاتصالات على المستوى التنفيذي
• توصية بالتدريب والتدخلات التنموية لأعضاء الفريق لبناء قدراتهم
• المساهمة في تحديد الفرص للتحسين المستمر للأنظمة، العمليات والممارسات لزيادة الإنتاجية والكفاءة التشغيلية.
• تنفيذ جميع السياسات، العمليات، الإجراءات والتعليمات ذات الصلة بالقسم بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.
• المساهمة في إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات القسم، السياسات والمعايير.