مفتش الشبكة

ENOC LUBRICANTS AND GREASE MANUFACTURING PLANT LLC

المسمى الوظيفي

مفتش الشبكة

المسؤوليات الرئيسية

جرد المخزون - مخزون الموقع الجاف

• إنشاء والحفاظ على إجراءات مكتوبة دقيقة لوظائف وعمليات مراقبة المخزون الأساسية، لضمان دقة ونزاهة نظام إدارة المخزون المنفذ.
• أداء المهام الحرجة لجرد المخزون لضمان وجود العدد الصحيح من العناصر في المخزون.
• الحفاظ على سجلات محدثة ودقيقة من المخزون، بما في ذلك التحويلات وجولات الجرد.
• مراجعة الوثائق ومراقبة رموز المنتجات للبحث عن التناقضات
• تحديد وحل التناقضات الكمية بين المخزون والسجلات.
• تتبع معدلات الدقة، والشراء والعودة، بالإضافة إلى العناصر المعيبة لإبلاغ قرارات مراقبة الجودة.
• إدارة ومراقبة وتنفيذ خطة الجرد الرئيسية السنوية.
• تطوير جدول زمني لجرد المخزون شهريًا لكامل الشبكة.
• توفير تذكيرات دقيقة وفي الوقت المناسب بشأن التوظيف وجدول الموظفين، بما في ذلك عدد الموظفين المشاركين في الجرد.
• التحقق من إعداد الموقع لأوراق جرد المخزون في غرفة المخزون، الخزائن، الرفوف ومنطقة البيع، وضمان إعدادها وإدخالها في النظام في الوقت المحدد.
• التواصل بتقارير زيارة الموقع في يوم الجرد إلى مراقب الشبكة.
• التحقق من الكميات الفعلية عشوائيًا في الموقع لفئات مختلفة.
• التحقق من العناصر ذات القيمة العالية مثل بطاقات الدفع المسبق، بطاقات الهدايا، بطاقة سالك وبطاقات سالك.
• ضمان توثيق جميع الملاحظات في الموقع بتوقيعات وختم الموقع.

تحليل وتوليد تقرير الجرد

• إعداد وتوليد تقارير المخزون المالية؛ مراجعة التقارير شهريًا مع الإدارة.
• ضمان إدخال جميع الكميات المادية بواسطة SIC، وأن تجميد الجرد يتم بواسطة SIC في الوقت المحدد.
• توليد تقرير التباين المسبق النهائي والتحقق من الأخطاء في المخزون الفعلي، وPLU، والوصف.
• التواصل بتباين الجرد، التقرير المسبق النهائي، إلى SIC للتحقق من التباينات غير المحسوبة.
• إدارة التغييرات في المخزون الفعلي للتأكد من دقتها والحصول على الموافقات المناسبة من وحدة الأعمال المعنية.
• التحقق من إدخال جميع الفواتير بشكل صحيح، إذا لزم الأمر، استيعاب جميع تصحيحات الفواتير لضمان الدقة في المخزون ومدفوعات الموردين.
• ضمان صحة جميع أسعار تكلفة المنتجات، وإذا لزم الأمر، التنسيق مع قسم المتجر لإجراء التغييرات اللازمة للحفاظ على دقة تباينات الجرد والأرباح الصافية.
• التحقق من أن جميع بيانات المبيعات تم تسجيلها في النظام. إذا لم يتم تسجيلها بسبب مشكلات تتعلق بالنظام، الإبلاغ بشكل فعال والتنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات.
• توليد وإبلاغ النتائج النهائية للجرد للأعمال.
• الحصول على ومراجعة تقارير تبرير تباين المخزون في الموقع.
• التوصية وضمان اتخاذ الإجراءات اللازمة للتباينات غير المبررة بالتنسيق مع وحدة الأعمال.
• التواصل وتقديم تقرير ملخص الجرد للإدارة، بما في ذلك جميع التباينات غير الطبيعية، والنتائج والملاحظات.

مسؤوليات رئيسية إضافية

تدريب الجرد

• إدارة وتطوير برنامج التدريب على المخزون لكامل الشبكة.
• إجراء جلسات تدريب للجرد لمديري المناطق، ومشرفي الميدان، وموظفي التجزئة والمديرين، ومديري تسجيل السيارات ومديري أوتو برو.
• ضمان أن نطاق هذا التدريب يغطي التدريب العملي، وتحليل تباين المخزون والتبرير.
• توفير تدريب إنعاش للجرد لكامل الشبكة.
• توفير دورة تدريبية مكثفة ليوم واحد للموظفين الجدد كـ RFS وSIC لمساعدتهم في تقديمهم للإدارة.
• تدريب مديري المواقع على إدخال المدفوعات في رأس العنصر الصحيح.

فحص مواقع البيع بالتجزئة

• إجراء فحوصات مفاجئة لمواقع البيع بالتجزئة لضمان تسوية النقد والمبالغ النقدية المعادلة في الموقع.
• التحقق من قراءات عدادات الوقود عند إغلاق المواقع.
• ضمان اتباع جميع الإجراءات التي تؤثر مباشرة على رصيد النقد بدقة، مثل إيداع النقد، المدفوعات في الموقع، العملاء غير المدفوعين، نقص الموظفين، إلخ.
• التواصل بجميع نتائج الفحوصات المفاجئة للموقع وضمان الوثائق الصحيحة للرجوع إليها في المستقبل و/أو كدليل.
• تقديم توصيات وإجراءات تصحيحية للأعمال لتطوير وتعزيز الممارسات التشغيلية.

حل المشكلات والتحقيق في الاحتيال

• مفتش الشبكة لإجراء زيارة للموقع المعني في أي حادث احتيال.
• إجراء فحص مفاجئ وضمان وجود جميع الضوابط المالية الأخرى في مكانها.
• إدارة جرد كامل طارئ.
• مراجعة والتحقق من المخزون السائل في الموقع، وضمان إتمام التسويات.

مهام المالية والتخطيط

• إجراء تسويات منتظمة بين الأنظمة القديمة المختلفة.
• مراجعة وتسوية المخزون الختامي للموقع للمخزون السائل والجاف.
• ضمان تسوية الإيرادات بين الفعلي والميزانية.
• التحقق من أن جميع قيم المكاسب/الخسائر في المخزون تم الإبلاغ عنها بشكل صحيح في البيانات المالية.
• مراجعة دقة الشطب في الموقع والإبلاغ للإدارة.
• تحديد والإبلاغ عن المشكلات المتعلقة بالفوترة على مستوى الموقع.
• ضمان إدخال جميع فواتير الشراء وفواتير عودة الشراء بشكل صحيح.
• تحديد وتصحيح الفواتير المفقودة وإدخال الفواتير بشكل غير صحيح بالتنسيق مع مدير الموقع لضمان الدقة في مدفوعات الموردين والمخزون.
• مساعدة مراقب الشبكة في تطوير وتعزيز العمليات الداخلية المتعلقة بالتحكم المالي.
• تحديد مشكلات البيانات المالية الناتجة عن، أو بسبب تكامل النظام، والترحيل، إلخ.
• تصحيح البيانات المالية لضمان أقصى دقة في البيانات المالية.
• ضمان الإبلاغ عن البيانات المالية بشكل صحيح في GL من خلال التسويات الدورية.
• تجميع وتقديم ملخص المدفوعات في الموقع للإدارة.

تعزيز العملية

• تطوير عمليات جديدة حيثما دعت الحاجة والتواصل مع الأعمال، من أجل الحصول على فهم واضح للأدوار والمسؤوليات.
• لدعم التحسينات المتعلقة بالأنظمة المختلفة.
• تطوير وتنفيذ برنامج للوقاية من الخسائر بشكل مستمر.