مدير عمليات وعقود OAA

Client of Innovations Group UAE

إدارة المسؤوليات المختلفة للإبلاغ المتعلقة بـ OAA المدفوعة ببيانات أعضاء هيئة التدريس، بما في ذلك تقارير عدد أعضاء هيئة التدريس، تقارير WorkDay، أنظمة تكنولوجيا المعلومات، تقارير نشاط أعضاء هيئة التدريس (F180)، وتحديثات معلومات أعضاء هيئة التدريس مثل الرتبة والعنوان، وما إلى ذلك.

دعم تنفيذ الأنظمة والجداول الزمنية بحيث يتم جمع البيانات، مثل بيانات تقارير نشاط أعضاء هيئة التدريس، والإبلاغ عنها في الوقت المحدد لأصحاب المصلحة في العميل.

دفع تحسينات إلى الأنظمة الحالية للجامعة، والعمل عن كثب مع شركاء التعيينات الأكاديمية لدعم جميع الأقسام.

ضمان أن يتمكن موظفو العميل من الوصول إلى التقارير وفهمها.

إدارة العديد من العمليات المتعلقة بتقديم الوثائق الرسمية وإصدار الموافقات الإدارية، بما في ذلك تتبع الطلبات المقدمة إلى مكتب المدير التنفيذي (ضمان الرد على مقدمي الطلبات في الوقت المحدد)؛ تطبيق موافقات العميد للعقود، والتجديدات، والترقيات؛ مستندات تخطيط مكتب العميد كما تتعلق بتوظيف أعضاء هيئة التدريس، والترقيات، والتمديد، والمراجعة الأكاديمية؛ وإدارة تقارير النشاط السنوية.

معالجة الطلبات المقدمة إلى عميد العميل عند الحاجة.

تصميم استراتيجيات التواصل وعمليات التتبع، بما في ذلك الأدوات الآلية، بحيث تظل الأقسام وأعضاء هيئة التدريس على اطلاع بالمواعيد النهائية وتلقي التذكيرات.

إدارة تقديم الوثائق إلى عناوين البريد الإلكتروني.

الحفاظ على الملفات السريّة الورقية والإلكترونية، والسجلات، وأنظمة إدارة الوثائق/الاسترجاع.

تعديل و/أو إنشاء قواعد بيانات وجداول بيانات معقدة.

الحفاظ على دقة البيانات في Workday، مع الإشارة إلى الفروقات للمدير التنفيذي.

الإشارة إلى الفروقات في Interfolio للمدير التنفيذي والمديرين المساعدين.

الرد على مجموعة متنوعة من الاستفسارات عبر المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني للحصول على معلومات مثل الطلبات العاجلة للبيانات، وحل المشكلات الروتينية وغير الروتينية، والتشاور مع المشرفين أو الآخرين، حسب الحاجة، بشأن القضايا الأكثر تعقيدًا. إنتاج تقارير مدفوعة بالبيانات وعروض PowerPoint للاجتماعات في OAA وقيادة العميل.

أداء المهام والمشاريع الخاصة التي يكلف بها المدير التنفيذي والمديرون المساعدون.

لدعم المدير التنفيذي في الإدارة اليومية للمكتب، إدارة تقاويم المكتب، وجدولة الاجتماعات/مؤتمرات الفيديو داخليًا وعبر حرم العميل لتعزيز ثقافة عمل مدفوعة بالأجندة يمكن أن تلبي المواعيد النهائية.

إدارة الملفات والسجلات السرية الورقية والإلكترونية، مثل خطة التوظيف وملفات الميزانية، وأنظمة إدارة الوثائق/الاسترجاع.

العمل كحلقة وصل وتنسيق حسب الحاجة بين مكاتب الجامعة والمديرين التنفيذيين في أبوظبي. التعامل مع المواعيد النهائية المتنافسة لزيادة الكفاءة.

دفع المهام للأمام بحيث يتم الوفاء بالمواعيد النهائية ومعالجة القضايا وحلها. إنشاء نظام لمراقبة وتقرير حالة العمل بشأن المشاريع المكتبية الجارية التي يكون المدير التنفيذي مسؤولاً عنها. تحليل القضايا، والبيانات، وإجراء بحوث، وتقديم الإرشادات للمدير التنفيذي حول الممارسات الجيدة.

تخصيص و/أو كتابة مذكرات بمبادرة خاصة أو استجابة للمسائل الإدارية لمراجعة المشرف والموافقة عليها. تدقيق الوثائق للتحقق من الدقة والاكتفاء.

تقديم الدعم في الموقع كل عام خلال فعاليات توجيه أعضاء هيئة التدريس، ووجبات الترحيب والاستقبال، بما في ذلك أحداث J-Term في يناير ويونيو.

المساعدة في تخطيط الفعاليات وإدارتها أثناء حدوثها.

إدارة المهام المالية الإدارية (مثل بطاقة الشراء)، ومقارنة الفواتير مع النفقات الفعلية، والتحقيق وحل التباينات مع مكتب الميزانية.

إنتاج أوامر الشراء، ومعالجة البائعين الخارجيين الجدد، والتعامل مع الأوراق المالية. الحفاظ على الملفات والسجلات السرية الورقية والإلكترونية، وأنظمة إدارة الوثائق/الاسترجاع.