مدير المكتب والإدارة

Client of Kalamntina

المسؤوليات:

• الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للمكتب لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.
• إدارة مرافق المكتب، وأنشطة الصيانة، والخدمات العامة للحفاظ على بيئة عمل منظمة.
• تتبع والحفاظ على جرد الأصول والمعدات والمرافق المكتبية.
• إعداد وإدارة سجلات دخول وخروج الأصول وضمان التوثيق المناسب.
• دعم ترتيبات الإسكان والإقامة عند الحاجة وتنسيق اللوجستيات ذات الصلة.
• العمل كنقطة محورية لقضايا أمن المكتب ودعم المتابعة الإدارية بالتنسيق مع الإدارة.
• المساهمة في إعداد الميزانيات التشغيلية المتعلقة بإدارة المكتب، والمرافق، والأمن.
• مراقبة وتتبع النفقات التشغيلية وضمان التوثيق المالي المناسب.
• المساعدة في تنفيذ ومراقبة الميزانيات المتعلقة بعمليات المكتب والصيانة.
• تنظيم وتنسيق ترتيبات السفر لمهام الموظفين، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل.
• إعداد الوثائق الإدارية للمهام الرسمية مثل ملفات الإحاطة، وأوامر المهام، والتقارير ذات الصلة.
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات الداخلية والخارجية، وورش العمل، والندوات.
• التواصل مع مقدمي الخدمات والموردين لضمان تسليم الخدمات والدعم اللوجستي في الوقت المناسب.
• تقديم الدعم الإداري واللوجستي للفعاليات والأنشطة المتعلقة بالتواصل.
• مراقبة تنفيذ ميزانيات الفعاليات والتواصل بالتنسيق مع الفرق المعنية.
• دعم التنسيق الإداري عبر الأقسام عند الحاجة.
• تقديم دعم احتياطي للمهام الإدارية أو المحاسبية عند الحاجة.