مسؤول مكتب / مساعد إداري

Client of Jobs for Lebanon

توفير الدعم الإداري لفرق المشاريع المعمارية.

تحرير و/أو إنشاء المراسلات المكتوبة.

معالجة المذكرات الداخلية، الرسائل، الإرساليات، الملصقات، العقود، النماذج، أساس التصميم وتقارير المفاهيم، إلخ. من التواصل الشفهي، البريد الإلكتروني، الملاحظات المكتوبة بخط اليد، الإملاء، أو النسخ.

إنشاء وصيانة نماذج المشاريع، بما في ذلك جداول البيانات ومخططات التدفق. تخصيص النماذج لاحتياجات المشروع المحددة.

المساعدة في إجراءات بدء المشروع (أدلة الفريق، كتب قطع المنتج، بيانات أهداف المشروع، مصفوفة مسؤوليات الفريق، إعداد الملف الرئيسي، إلخ.)

تنسيق الاجتماعات الداخلية/الخارجية، بما في ذلك الدعم للجدول الزمني والعروض التقديمية، تنظيم الحضور، طلب الطعام، ترتيب المساحة، إعداد المعدات، والتنظيف بعد الانتهاء. قد يتضمن التنسيق تنظيم اجتماعات المؤتمرات، بما في ذلك الويب، الهاتف، والفيديو.

المساعدة في العمليات المكتبية مثل مهام الاستقبال، الشحن والاستلام، صيانة لوازم المكتب ومعالجة فواتير الموردين.

توفير دعم إداري مركّز للمسؤول من خلال الحفاظ على التقويم، تقارير النفقات، الرد على الاستفسارات الهاتفية، إلخ.

تنظيم، إدارة وتسهيل جدول أعمال المسؤول، وكذلك جدول المكتب العام

الإشراف الإداري العام على المكتب والموارد البشرية

المساعدة في المحاسبة مع مهام الإدخال والتصنيف & التنسيق مع محاسب الشركة