مدير المكتب (مواطن إماراتي)

Confidential Company

سيقوم مسؤول المكتب بتقديم الدعم الإداري والاستقبال والتأجير لضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة وكفاءة. تشمل الدور التعامل مع مسؤوليات الاستقبال، والمساعدة في عمليات التأجير الجديدة وتجديد العقود، وإدارة إدخال بيانات CRM، والحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة، ودعم المهام العامة للمكتب.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة الاستقبال والاستقبال

• كونك نقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين.
• الرد على المكالمات الواردة، وتصفيتها، وتوجيهها بشكل احترافي.
• ترحيب بالزوار، وإدارة سجلات الزوار، وتنسيق حجز غرف الاجتماعات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر وخدمات البريد السريع.

دعم التأجير

• مساعدة فريق التأجير في الوثائق للعقود الجديدة والتجديدات.
• إعداد عقود الإيجار، وإشعارات التجديد، وغيرها من الوثائق المتعلقة بالتأجير.
• التنسيق مع المستأجرين بشأن الأوراق المطلوبة والمتابعات.

CRM وإدخال البيانات

• تحديث وصيانة معلومات المستأجرين والعقود بدقة في نظام CRM.
• ضمان سلامة البيانات وكمال السجلات.
• توليد تقارير حسب الحاجة لفريق التأجير والإدارة.

إدارة المكتب والملفات

• الحفاظ على أنظمة الملفات الفيزيائية والرقمية بطريقة منظمة وقابلة للوصول.
• مراقبة وطلب مستلزمات المكتب والقرطاسية.
• دعم المهام الإدارية العامة وعمليات المكتب اليومية.

الامتثال والتنسيق

• ضمان تلبية جميع الوثائق لمعايير الشركة واللوائح.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية بشأن القضايا الإدارية والتأجيرية.
• تقديم الدعم أثناء عمليات التدقيق، والمراجعات، أو متطلبات التقارير.