اداري مكتب

PIPECARE Group

ملخص الوظيفة

يعمل مدير المكتب على الحفاظ على عمليات المكتب من خلال استلام وتوزيع الاتصالات؛ والحفاظ على المستلزمات والمعدات؛ واستلام وتوصيل العناصر؛ وخدمة العملاء. بالإضافة إلى ذلك، يكون مساعد المكتب مسؤولاً عن إدارة أسطول السيارات، ومراقبة عمل السائقين، وتنظيم جدولهم، والتحكم في الحضور.

وظائف ومسؤوليات العمل

• إعداد الرسائل، والتقارير، والمذكرات، والمستندات الأخرى المطلوبة.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأطراف المناسبة أو استلام الرسائل وتحويلها.
• مراجعة وتحليل المذكرات، والرسائل، والتقديمات، والتقارير الواردة لتحديد أهميتها والتوزيع الصحيح لها.
• إنشاء، ونسخ، وتوزيع جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات
• أرشفة واسترجاع مستندات، وسجلات، وتقارير المشاريع

إدارة أسطول السيارات:

• الإشراف على سائقين المكتب وتنسيق عملهم اليومي
• الموافقة على الحضور للسائقين المكتب
• إدارة استلام وتوصيل موظفي ومدعوي LIN SCAN
• تقديم المساعدة في أنشطة مثل التنسيق بين الأقسام المختلفة، ومراجعة التقارير، وإجراء الدراسات والمراسلات.
• تنظيف المكتب وصيانته.
• إعداد وتقديم الشاي/القهوة

متطلبات بدنية وعقلية:

• الرفع والحمل: القدرة على رفع وحمل ما يصل إلى 50 رطلاً.
• الحركة: يجب أن تكون قادراً على المشي والتسلق لأداء الواجبات، بما في ذلك المناورة داخل بيئة مصفاة أو مصنع والوصول إلى المنصات المرتفعة عبر السلالم والسلالم.
• الاتصال: وضوح كافٍ في الكلام والسمع، أو قدرات الاتصال الأخرى، للتواصل بفعالية.
• التركيز والمهام المتعددة: القدرة على الحفاظ على التركيز وأداء مهام متعددة بفعالية.
• معدات السلامة: يجب أن تكون قادراً على ارتداء معدات السلامة كما هو مطلوب من قبل قسم السلامة للحماية الشخصية، إذا/أينما كانت مطلوبة في بيئات التصنيع.
• الحركة الشخصية وردود الفعل: الحركة الشخصية الكافية وردود الفعل الجسدية، مع أو بدون تسهيلات معقولة، لأداء واجبات المكتب والسفر إلى مواقع خارجية عند الضرورة.