اداري مكتب

Sandisk

إدارة المكاتب والمرافق:

• الإشراف وإدارة اتفاقيات استئجار المكاتب وعمليات تجديد التراخيص لمكاتب DAFZA و JAFZA
• الحفاظ على السجلات وتحديثها بانتظام مثل تجديد صندوق البريد سنويًا
• تخصيص مواقف السيارات للمكاتب، وتجديدها سنويًا والتنسيق مع سلطات DAFZA للحصول على التحديثات أو إعادة التخصيصات
• التنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات للصيانة الروتينية، بما في ذلك تنظيف المكاتب، ومكافحة الآفات، ورعاية النباتات، وخدمات المرافق الأخرى
• إدارة طلبات الإصلاح والصيانة للمرافق، والتنسيق مع إدارة المباني لأي قضايا أو تصعيدات تتعلق بالمباني
• تنسيق تجديدات التأمين (المكتب، الأصول، المسؤولية) بالتعاون مع فريق التأمين الداخلي في الولايات المتحدة
• الإشراف على إدارة المرافق، بما في ذلك حسابات اتصالات، اشتراكات الواي فاي، أنظمة UPS، وضمان الكفاءة التشغيلية
• التعامل مع شراء مستلزمات المكاتب، ومعدات تكنولوجيا المعلومات، والقرطاسية، وأغراض المطبخ/البقالة، وضمان التحكم الكافي في المخزون وكفاءة تكلفة الموردين
• إدارة خدمات التوصيل والشحن (محلي ودولي) من خلال UPS، وأرامكس، ومقدمي الخدمات المعتمدين الآخرين، مع الحفاظ على سجلات الشحن وتتبع التكاليف

الامتثال والترخيص:

• إدارة وضمان تجديد تراخيص التجارة في الوقت المناسب لكيانات DAFZA و JAFZA.
• التنسيق مع السلطات المعنية للحصول على وتجديد شهادات الإقامة الضريبية، وشهادات تسجيل العلامات التجارية، وغرفة دبي، ومستندات الجمارك في دبي
• الحفاظ على تنسيق وثيق مع الإدارات الداخلية (المالية، اللوجستيات، الموارد البشرية، تكنولوجيا المعلومات) لضمان الامتثال للمتطلبات المحلية واللوائح التنظيمية
• إدارة الوصول إلى بوابة دبي التجارية، مع الحفاظ على رموز المستوردين/المصدرين المحدثة واعتماد المستخدمين
• كونه نقطة الاتصال الأساسية لتحديثات رمز المستورد مع Agility، وضمان التوافق والتنسيق مع فرق العمليات واللوجستيات

الدعم الإداري:

• إدارة جميع المراسلات اليومية، والاستفسارات، والاتصالات الداخلية/الخارجية.
• صياغة ومراجعة وإصدار الرسائل والمستندات الرسمية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
  • رسائل التخليص لأمن DAFZA
  • رسائل عدم الممانعة للعلامة التجارية الداخلية أو العملاء
  • رسائل دعم التأشيرات والمستندات المتعلقة بالموظفين
• الحفاظ على نظام التحكم في الوثائق وأرشفة الملفات بشكل صحيح (رقمي ومادي)، وضمان سهولة الوصول والسرية.

المسؤوليات المالية والميزانية:

• معالجة الفواتير المتعلقة بالمكتب، وضمان الدقة والامتثال لسياسات الشراء والمالية بالشركة؛ التنسيق مع فريق الحسابات المستحقة للدفع لضمان الدفع في الوقت المناسب.
• إدارة النفقات النقدية والمعاملات باستخدام بطاقات الدفع، والحفاظ على التوثيق المناسب، والموافقات، وتقارير التسوية الشهرية.
• إدارة محافظ DAFZA و JAFZA، ومراقبة النفقات، وإعداد تقارير المصروفات الشهرية لتقديمها إلى قسم المالية/الحسابات المستحقة للدفع.
• دعم تتبع الميزانية ومبادرات تحسين التكاليف المتعلقة بعمليات المكتب والمرافق.

الموارد البشرية والتنسيق الداخلي:

• الحفاظ على ملفات موظفي الموظفين المحدثة وفقًا لقانون العمل الإماراتي، وضمان تخزين جميع المستندات بشكل آمن وسهولة الوصول إليها من قبل الأفراد المصرح لهم.
• تنسيق عملية الانضمام والخروج للموظفين، بما في ذلك طلبات التأشيرات، والمستندات، والوصول إلى النظام، وبطاقات دخول المكتب.
• دعم إصدار وتجديد التأمين الطبي للموظفين بالتنسيق مع الموارد البشرية.
• تخطيط وتنظيم وتنفيذ الاجتماعات الداخلية وفعاليات الموظفين وأنشطة بناء الفريق، وإدارة اللوجستيات، وحجز الأماكن، وترتيبات الضيافة.
• توفير الدعم اللوجستي للضيوف الزائرين، بما في ذلك ترتيبات السفر، وحجز الفنادق، وتنسيق النقل.
• التنسيق مع الموارد البشرية للشركات بشأن العطلات العامة في الإمارات، وإغلاق المكاتب، وإعلانات الإجازات الداخلية.
• تقديم الدعم الإداري لمشاريع معينة ومبادرات عبر الوظائف حسب الحاجة.