مساعد مكتب

Client of Talentmate

المسؤوليات

• إدارة المراسلات اليومية بما في ذلك البريد الإلكتروني، الرسائل، وتوزيع البريد.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأعضاء المناسبين بكفاءة.
• تقديم الدعم الإداري للمديرين الكبار وأعضاء الطاقم الآخرين.
• تنظيم وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، ومكالمات المؤتمر بشكل فعال.
• الحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب من خلال التحقق من مستويات المخزون وطلب البدائل.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية المجدولة بانتظام.
• ضمان إدخال بيانات فعال ودقيق، والحفاظ على السجلات، وإدارة الملفات.
• استقبال الزوار وترحيب بهم، وتزويدهم بالمعلومات اللازمة.
• المساعدة في تجميع وتوزيع جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• التعامل مع الواجبات العامة للمكتب مثل النسخ، الطباعة، وإرسال المستندات.
• التنسيق مع إدارة المباني بشأن الصيانة والقضايا المتعلقة بالمرافق.
• دعم مختلف المهام اللوجستية لتنظيم الفعاليات والأنشطة الخاصة بالشركة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على درجة علمية مشارك.
• خبرة مثبتة كمساعد مكتب أو في دور ذي صلة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات كتابية وشفوية ممتازة ضرورية.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على تعدد المهام بكفاءة.
• الانتباه إلى التفاصيل ومهارات حل المشكلات مطلوبة.
• مظهر وسلوك احترافي ضروري لوظائف الاستقبال.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من بيئة الفريق.