مساعد مكتب

Talentmate

يلعب مساعد المكتب دورًا حاسمًا في دعم العمليات السلسة والفعالة لمكتب. تتطلب هذه الوظيفة فردًا منظمًا ومهتمًا بالتفاصيل يمكنه إدارة مجموعة متنوعة من المهام الإدارية مثل الجدولة، والأرشفة، وصيانة المراسلات. يعمل مساعد المكتب كنقطة اتصال لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية، ويدير المهام المكتبية الأساسية، ويساعد في عمليات سير العمل، وينفذ مهام كتابية لدعم فريق المكتب. توفر هذه الوظيفة فرصة للحصول على خبرة في إدارة المكتب والمساهمة في إنتاجية المنظمة من خلال ضمان توفير دعم إداري فعال. يجب أن يمتلك مساعد المكتب الناجح مهارات اتصال جيدة، وأن يكون استباقيًا، وأن يكون لديه القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال في بيئة عمل ديناميكية.

المسؤوليات

• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد لموظفي المكتب والإدارة.
• الحفاظ على نظام الأرشفة المكتبية إلكترونيًا وفعليًا لسهولة الوصول.
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام للإدارة والموظفين.
• التواصل بفعالية مع العملاء والموردين والزملاء لنقل الرسائل والاستفسارات.
• طلب وصيانة مخزون اللوازم من خلال توقع اللوازم المطلوبة والتحقق من استلام اللوازم.
• التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات بشأن جميع معدات المكتب لضمان سير العمليات بسلاسة.
• إدارة اتصالات المكتب، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية مع الحفاظ على الاحترافية.
• المساعدة في مشاريع مختلفة وأداء مهام كتابية أخرى كما تم تعيينها من قبل المشرفين.
• ترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة بكفاءة.
• إعداد الوثائق والمواد المناسبة للاجتماعات والعروض التقديمية.
• ضمان وجود مساحة عمل نظيفة ومرتبة ومنظمة تعزز الإنتاجية والكفاءة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية ميزة.
• خبرة مثبتة كمساعد مكتب أو في دور إداري آخر ذي صلة.
• مهارات اتصال ممتازة سواء الكتابية أو الشفوية باللغة الإنجليزية.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على القيام بالمهام المتعددة في بيئة مكتبية مشغولة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office، وخاصة MS Word و MS Excel.
• الاهتمام بالتفاصيل مع مهارات حل المشكلات في إدارة مهام المكتب.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق مع إشراف قليل.