مساعد مكتب

Client of Talentmate

وصف الوظيفة
كموظف مكتب، ستلعب دورًا حاسمًا في الحفاظ على الكفاءة في العمليات اليومية لبيئة مكتبنا. ستتضمن مسؤولياتك الأساسية إدارة المهام الإدارية، ومساعدة الزملاء، وضمان أن يعمل مكتبنا بسلاسة لدعم أهداف المنظمة. يجب أن يظهر المرشح المثالي مهارات تنظيمية قوية، والقدرة على تعدد المهام، ومستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل. من المتوقع أن تتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام تتراوح بين تنظيم المكتب إلى جدولة وتنسيق الاجتماعات. ستكون مبادرتك، ومهارات حل المشكلات، وسلوكك الودود مفتاحًا لتسهيل التواصل الفعال وتعزيز بيئة العمل الإنتاجية. كجزء لا يتجزأ من فريقنا، ستتواصل أيضًا مع مختلف الأقسام لدعم العمليات التجارية بشكل عام. هذه الوظيفة ضرورية لضمان أن يعمل المكتب بسلاسة، وستكون نقطة اتصال سهلة لكل من الموظفين الداخليين والعملاء الخارجيين.

المسؤوليات

• الحفاظ على تنظيم مناطق المكتب لضمان بيئة عمل نظيفة.
• ترحيب الزوار والعملاء بشكل احترافي أثناء توجيههم بشكل مناسب.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
• إدارة مخزون مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات عند الحاجة.
• المساعدة في إعداد ومعالجة التقارير والوثائق.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، والمواعيد، والمكالمات الجماعية.
• دعم أعضاء الفريق في المهام الكتابية والمشاريع الخاصة كما هو موجه.
• تشغيل معدات المكتب مثل آلات النسخ، وآلات الفاكس، والكمبيوترات بكفاءة.
• مسؤول عن إدخال البيانات والحفاظ على سجلات المكتب وقواعد البيانات بدقة.
• المساعدة في مهام المحاسبة الأساسية، بما في ذلك الفواتير وتتبع النفقات.
• تنسيق الفعاليات والأنشطة المكتبية لتعزيز تماسك الفريق.
• تحديث وصيانة إجراءات المكتب لتحسين كفاءة سير العمل.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كموظف مكتب أو في دور إداري ذي صلة.
• إجادة مجموعة Microsoft Office، وخاصة Word وExcel.
• مهارات تنظيم قوية وإدارة الوقت مع الانتباه للتفاصيل.
• القدرة على التواصل بشكل فعال، شفهيًا وكتابيًا، باللغة الإنجليزية.
• قدرة مثبتة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• مهارات قوية في حل المشكلات مع نهج مبتكر تجاه المهام.
• موقف ودود ومحترف مع مهارات خدمة عملاء ممتازة.