مساعد مكتب AmSpec Group

مساعد المكتب يوفر دعمًا إداريًا وتنظيميًا شاملاً للمدير العام مع ضمان سير العمليات اليومية وصيانة المكتب بسلاسة. يجمع الدور بين المساعدة على مستوى التنفيذي، وتنسيق العملاء، وإدارة الشؤون الإدارية، ومسؤوليات دعم المكتب. تتطلب الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، وتقدير، واحترافية، والقدرة على إدارة أولويات متعددة بكفاءة.

• توفير دعم إداري وتنظيمي مباشر لمدير البلد في العمليات اليومية والمسائل المتعلقة بالموظفين.
• ضمان الإدارة الإدارية للتعيينات، وطلبات العملاء، والملفات الإدارية ذات الصلة.
• توفير تحديثات للعملاء ثلاث مرات على الأقل يوميًا وفقًا لأفضل الممارسات في الشركة.
• إدارة وتمييز المكالمات الهاتفية الواردة؛ إعادة توجيه المكالمات والرسائل بشكل مناسب.
• الرد على الاستفسارات المستلمة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني بطريقة احترافية وفي الوقت المناسب.
• إعداد، وصياغة، وكتابة التقارير، والمراسلات، والمستندات الأخرى من الملاحظات المنطوقة أو المسودات المكتوبة.
• توزيع البريد الوارد البريدي والإلكتروني وتنسيق تدفق المعلومات الداخلية بين الأقسام وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• جدولة، وتنظيم، وتأكيد المواعيد والاجتماعات لمدير البلد
• تسجيل، وإعداد، وتوزيع محاضر الاجتماعات.
• تنظيم ترتيبات السفر، بما في ذلك الحجوزات والاحتياطات اللازمة.
• الحفاظ على تحديث ملفات الشركة، والأدلة، وسجلات الهاتف.
• إنشاء وصيانة أنظمة الملفات اليدوية والإلكترونية.
• ترحيب بالزوار، وتحديد غرض زيارتهم، وتوجيههم إلى الشخص المناسب.
• طلب اللوازم المكتبية، ومراقبة مستويات المخزون، والحفاظ على سجلات الجرد.
• جمع البيانات، والإحصائيات، ومعلومات أخرى عند الحاجة لدعم البحث أو الأنشطة التشغيلية.
• الإشراف والتدريب، عند الحاجة، موظفي المكتب بشأن طرق العمل واستخدام برامج المكتب القياسية.
• دعم صيانة المكتب وضمان سير العمليات الإدارية اليومية بسلاسة.
• أداء أي مهام أخرى ضمن نطاق دور المساعد، حتى وإن لم يتم ذكرها بشكل محدد أعلاه.