مكتب مشارك

Talentmate

يلعب مساعد المكتب دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة في بيئة المكتب. إنهم جزء لا يتجزأ من دعم وظائف إدارية متنوعة والحفاظ على كفاءة المنظمة. تتطلب هذه الوظيفة التزامًا بتقديم خدمة عملاء ممتازة، وإدارة الاتصال، وأداء المهام المكتبية. بالإضافة إلى كونهم نقطة الاتصال للمساهمين الداخليين والخارجيين، يدير مساعد المكتب الوثائق، والجداول الزمنية، ومهام إدخال البيانات لدعم فريق المكتب. تتطلب هذه الوظيفة فردًا منظمًا، ومهتمًا بالتفاصيل، وقادرًا على تنفيذ مهام متعددة في بيئة سريعة. الانضمام إلى فريقنا يوفر الفرصة للمساهمة في ثقافة عمل تعاونية وإمكانية النمو الوظيفي.

المسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري لضمان عمليات المكتب بكفاءة يوميًا.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر للمديرين.
• المساعدة في إعداد وتوزيع المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية.
• الحفاظ على مستلزمات المكتب من خلال فحص المخزون وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
• التعامل مع البريد والطرود الواردة والصادرة بسرعة ودقة.
• تحديث وصيانة قواعد البيانات والسجلات وأنظمة الملفات بطريقة منظمة.
• تحية ومساعدة الزوار والعملاء والموظفين في الاستفسارات والتوجيهات.
• الإجابة على الهواتف، وتصفية المكالمات، وتدوين الرسائل المناسبة.
• دعم أنشطة الموارد البشرية من خلال المساعدة في الأوراق والتنسيق للمقابلات.
• التعاون مع أقسام مختلفة لتسهيل التواصل الفعال وتدفق العمل.
• ضمان بيئة مكتبية مرتبة ومحترفة من خلال تنظيم وإدارة المساحات المشتركة.
• المساهمة في جهود الفريق من خلال إنجاز المهام ذات الصلة حسب الحاجة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على شهادة جامعية.
• حد أدنى من سنة واحدة من الخبرة في دور إداري مكتبي.
• إجادة مجموعة Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وOutlook.
• مهارات الاتصال الشفوي والكتابي القوية ضرورية لهذه الوظيفة.
• مهارات تنظيم ممتازة مع اهتمام حاد بالتفاصيل.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة في نفس الوقت وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على الحفاظ على السرية.

J