منسق مكتب

Client of Talentmate

يلعب منسق المكتب دورًا محوريًا في إدارة الوظائف الإدارية للمنظمة لضمان سير الأعمال بكفاءة. كونه العمود الفقري لبيئة المكتب، يكون منسق المكتب مسؤولًا عن ضمان تنفيذ المهام اليومية والاتصالات داخل المكتب بسلاسة. يدير السجلات، وينظم الملفات، ويشرف على نظم الإمداد والمخزون، وينسق قنوات الاتصال الداخلية. بفضل مهارات التنظيم الممتازة، وقدرات تعدد المهام، وعقلية حل المشكلات، يسهل منسق المكتب بيئة تعزز الإنتاجية وتدعم أهداف العمل. يعملون بشكل وثيق مع الأقسام المختلفة لتنسيق الاجتماعات، والجداول الزمنية، وتقديم الدعم اللوجستي. غالبًا ما يكونون نقطة الاتصال الأولى للزوار ويلعبون دورًا رئيسيًا في تعزيز جو عمل إيجابي.

• تنسيق والإشراف على العمليات اليومية للمكتب لضمان سير العمل بسلاسة.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات حسب الحاجة لتجنب النقص.
• تكون النقطة الرئيسية للاتصال من أجل التواصل الداخلي والخارجي.
• تنظيم وجدولة المواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر حسب الحاجة.
• إدارة سجلات المكتب، بما في ذلك نظم الأرشفة، وقواعد البيانات، وأرشفة الوثائق.
• المساعدة في إعداد التقارير الدورية والحفاظ على معايير الأرشفة العالية.
• التواصل مع مقدمي خدمات إدارة المرافق، بما في ذلك خدمات التنظيف، والتموين، والأمن.
• معالجة وحل أي مشكلات تتعلق بالمكتب للحفاظ على مستويات الخدمة العالية.
• دعم التخطيط وتنفيذ الفعاليات والاجتماعات وورش العمل الخاصة بالشركة.
• تحية الزوار وإرشادهم إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة بكفاءة.
• تنسيق طلبات تكنولوجيا المعلومات والتأكد من أن معدات المكتب مثل الطابعات، وآلات النسخ، والهواتف تعمل بشكل جيد.
• الالتزام بعمليات المكتب والمساهمة في تطوير إجراءات جديدة للتحسين.

• خبرة مثبتة كمنسق مكتب أو في دور إداري مشابه.
• مهارات تواصل وتفاعل ممتازة لتسهيل سير العمل بسلاسة.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• إجادة مجموعة Microsoft Office ومهارات أساسية في استكشاف الأخطاء التقنية وإصلاحها.
• الاهتمام القوي بالتفاصيل وقدرات حل المشكلات أمران أساسيان.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
• يفضل الحصول على درجة أو شهادة في إدارة المكتب أو مجال ذي صلة.