الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

وصف الوظيفة

منسق المكتب مسؤول عن إدارة عمليات المكتب الأمامي، وتوفير الدعم الإداري واللوجستي، وتنسيق أنشطة الشركة، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة عبر الأقسام. تعتبر هذه الوظيفة نقطة الاتصال الأولى للزوار وتدعم القيادة والفرق في الجدولة، والتواصل، والمشتريات، وإدارة المرافق.

استقبال الزوار والترحيب بهم بشكل احترافي؛ إصدار بطاقات الزوار وضمان الامتثال لإجراءات الأمن.

إدارة عمليات الاستقبال: الرد على المكالمات، التعامل مع خدمات التوصيل، والحفاظ على سجلات الزوار.

جدولة الاجتماعات، حجز الغرف، وترتيب اللوجستيات (المشروبات، الوصول إلى الإنترنت، النقل).

تنسيق اللوجستيات المتعلقة بالنقل بما في ذلك حجز السيارات وترتيبات التاكسي للموظفين والضيوف.

دعم الفعاليات الداخلية، ورش العمل، وتنسيق الاجتماعات.

إدارة مستلزمات المكتب، والتنظيف، وعلاقات الموردين لضمان سير العمليات بسلاسة.

الإشراف على تجديد عقود الشركة (الإيجارات، اتفاقيات الموردين، تأجير السيارات، إلخ).

مراقبة وضمان دفع فواتير المرافق والخدمات المكتبية الأخرى في الوقت المحدد.

دعم المدير العام في الترتيبات الإدارية والاجتماعات.

مساعدة عمليات المبيعات في التحديثات ودعم البرامج الإقليمية والشركات مثل مبادرات الصحة والسلامة وقيادة المرأة.

المتطلبات

التعليم: دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

الخبرة: 3-5 سنوات في إدارة المكاتب أو دور ذو صلة.

اللغات: الطلاقة في الإنجليزية والعربية.

المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج MS Office والتمكن من معدات المكتب و

منسق مكتب
Client of AreebHR

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Office Coordinator الوظائف التي تم البحث عنها

منسق مكتب Client of AreebHR

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Office Coordinator الوظائف التي تم البحث عنها

منسق مكتب
Client of AreebHR