مدير مكتب والعلاقات الحكومية

Urban Ridge Supplies

المسؤوليات:

• العلاقات الحكومية والامتثال

  • العمل كحلقة وصل رئيسية لجميع الأمور المتعلقة بالحكومة مع الجهات مثل وزارة الاستثمار، وزارة التجارة، غرفة التجارة، التأمينات الاجتماعية، مقيم، زاتكا، وغيرها من السلطات ذات الصلة.

  • إدارة تسجيل الشركة التجاري، وتجديد التراخيص، والشهادات الحكومية لضمان الامتثال القانوني المستمر.

  • معالجة تأشيرات العمل للموظفين، وطلبات الإقامة (الإقامة)، وتجديدات، وإلغاءات، وتصاريح الخروج/الدخول بالتنسيق مع السلطات ذات الصلة.

  • مراقبة وتفسير التغييرات في تنظيمات العمل والتجارة والضرائب السعودية، وضمان الامتثال في الوقت المناسب وتقديم التحديثات للإدارة.

  • التعامل مع تصديق الوثائق الرسمية من خلال غرفة التجارة ووزارة الخارجية.

  • الإشراف على المدفوعات والرسوم الحكومية، وضمان التسويات في الوقت المناسب والوثائق الدقيقة.

  • إجراء زيارات ميدانية للدوائر الحكومية (مثل: مكتب الجوازات، وزارة الموارد البشرية، التأمينات الاجتماعية، صندوق الموارد البشرية) عند الحاجة.

  • إدارة العلاقات مع المسؤولين الحكوميين، والاستشاريين، والمستفيدين الخارجيين.

  • تمثيل المنظمة في الجمعيات الصناعية، والفعاليات العامة، والجلسات الرسمية عند الضرورة.

  إدارة المكتب والعمليات

  • الإشراف على العمليات اليومية للمكتب لضمان بيئة مهنية ونظيفة ومُحافظة بشكل جيد.

  • إدارة العقود مع مقدمي الخدمات (الصيانة، التنظيف، التموين، إلخ) بما في ذلك المراجعة، والتفاوض، والتجديد.

  • الإشراف على موظفي الدعم (مساعدي المكتب، وعمال النظافة، إلخ) لضمان تنفيذ المهام اليومية بكفاءة.

  • الحفاظ على مستلزمات المكتب، والقرطاسية، ومخزون المطبخ، وضمان التجديد في الوقت المناسب.

  • تنسيق صيانة المرافق، والإصلاحات، وتجهيزات المكاتب حسب الحاجة.

  • التعامل مع تصاريح الدخول وتخصيص مواقف السيارات للموظفين والموردين والعملاء (مثل: منطقة أعمال روشن/واجهة الرياض).

  • إدارة النقدية الصغيرة وضمان المحاسبة والتقارير المناسبة بالتنسيق مع المالية والمدققين.

  • تتبع وإدارة الشحنات الداخلية، واللوجستيات، وطلبات خدمات الاتصالات.

  إدارة الزوار والعملاء

  • العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع الزوار وممثلي الموردين، وضمان تجربة مهنية وترحيبية من الوصول إلى المغادرة.

  • تنسيق اللوجستيات لزيارات العملاء والشركاء، بما في ذلك ترتيبات الاجتماعات والضيافة.

  • ضمان أن بيئة المكتب وتقديم الموظفين تفي بمعايير الشركة أثناء الزيارات والفعاليات.

  • دعم الفعاليات الداخلية، والاحتفالات، وأنشطة مشاركة الموظفين.

  الدعم الإداري والدعم عبر الأقسام

  • إدارة التحكم في الوثائق، والمعالجة، والأرشفة وفقًا لسياسات الشركة.

  • إعداد ومعالجة المراسلات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية حسب الحاجة.

  • تنسيق إصدار بطاقات العمل للموظفين، وبطاقات الوصول، ومعدات المكتب.

  • دعم قسم الموارد البشرية والإدارة في معالجة عقود العمل، واتفاقيات عدم الإفشاء، واتفاقيات الموردين/المتعهدين.

  • تقديم المساعدة في العمليات المصرفية، بما في ذلك إصدار الكفالات البنكية وغيرها من المهام الإدارية.

  • التعاون مع الأقسام الداخلية (الموارد البشرية، المالية، القانونية، العمليات) لضمان توافق العمليات الإدارية وذات الصلة بالامتثال.