مدير مكتب والرئيس التنفيذي المساعد الشخصي

And Agency

المسؤوليات الرئيسية

إدارة المكتب والإدارة

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب وضمان بيئة عمل منظمة وفعالة.
• إدارة مستلزمات المكتب والموردين وعقود الخدمات والصيانة.
• مراقبة نفقات المكتب والنقدية الصغيرة والميزانيات الإدارية.
• الحفاظ على سجلات الشركة والعقود والوثائق الرسمية.

مسؤوليات مساعد المدير التنفيذي الشخصي

• إدارة تقويم المدير التنفيذي، والاجتماعات، وترتيبات السفر، والجداول الزمنية.
• العمل كحارس للمدير التنفيذي، مع إعطاء الأولوية للتواصل والطلبات.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات وملاحظات الإحاطة للمدير التنفيذي.
• التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجة من الحذر.

الفعاليات ودعم الأعمال

• التنسيق بين المدير التنفيذي والأقسام الداخلية (إدارة الحسابات، التسويق، تطوير الأعمال، المالية).
• دعم مشاركة المدير التنفيذي في الفعاليات الرئيسية، واجتماعات العملاء، والمناسبات الخاصة.
• المساعدة في إعداد المقترحات، والعقود، والوثائق المتعلقة بالعملاء عند الحاجة.

التواصل والتنسيق

• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
• التعامل مع الرسائل الإلكترونية والمكالمات والتواصل الرسمي نيابة عن المدير التنفيذي عند التفويض.
• تنسيق الاجتماعات مع العملاء والموردين والشركاء والأماكن.