مدير مكتب / مساعد تنفيذي

Capital B

نظرة عامة على الوظيفة

نحن نبحث عن مدير مكتب / مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي لدعم فريق التنفيذيين لعملائنا وإدارة العمليات اليومية لمكتبنا. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات إدارية وتنظيمية ممتازة، إلى جانب القدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة. بصفتك مدير مكتب / مساعد تنفيذي، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان سير العمل بسلاسة في مكتبنا وتقديم دعم عالي المستوى لمديرينا.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك الحفاظ على مستلزمات المكتب والمعدات والمرافق.
• تقديم دعم إداري شامل لفريق التنفيذيين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإدارة التقويمات، وتنسيق ترتيبات السفر.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق حسب الحاجة.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر والحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية.
• تكون نقطة الاتصال للمصالح الداخلية والخارجية، بما في ذلك العملاء والموردين والموظفين.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات في المكتب.
• المساعدة في إعداد تقارير النفقات والميزانيات والوثائق المالية.
• الإشراف على صيانة المكتب والتواصل مع إدارة المبنى ومقدمي الخدمات.
• تنفيذ وصيانة سياسات وإجراءات المكتب لضمان الكفاءة والامتثال.
• دعم المهام المتعلقة بالموارد البشرية، مثل إدخال الموظفين الجدد والحفاظ على سجلات الموظفين.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب و/أو المساعدة التنفيذية.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على القيام بمهام متعددة، مع القدرة على ترتيب أولويات المهام بفعالية.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وغيرها من البرامج ذات الصلة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• مستوى عالٍ من الحذر والاحترافية في التعامل مع المعلومات السرية.
• مهارات قوية في حل المشكلات والانتباه للتفاصيل.
• الخبرة في إدارة ميزانيات المكتب والوثائق المالية تعتبر ميزة.

الموقع: وسط بيروت

ساعات العمل: من 9:00 صباحًا حتى 6:00 مساءً

أيام العمل: من الاثنين إلى الجمعة