مدير مكتب
Wasserman
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 19 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
مدير المكتب سيرفع تقاريره إلى رئيس العمليات التجارية. لضمان سير العمل بسلاسة وامتثال وكفاءة في مكاتب الإمارات من خلال إدارة مرافق المكتب، إدارة الموردين، تنسيق التأشيرات، مراقبة بوابة الشراء، الأنظمة الإدارية/التشغيلية وأي مهام أخرى تعتبر ضرورية كجزء من إدارة عمليات المكتب.
المكتب والمرافق
- إدارة تشغيل مكاتب الإمارات بشكل يومي بشكل استباقي
- إدارة المكتب الأمامي، حجز قاعات الاجتماعات، صيانة المكتب، النظافة، صيانة المعدات، والإمدادات تتم إدارتها بشكل استباقي
- طلب والحفاظ على مخزون من لوازم المكتب، بما في ذلك القرطاسية، عناصر المطبخ، أجهزة تكنولوجيا المعلومات، إلخ.
- إجراء فحوصات دورية للمخزون لضمان الحفاظ على مستويات كافية وإعادة طلب الإمدادات حسب الحاجة
- تتبع استخدام لوازم المكتب لضمان كفاءة التكلفة
- تنسيق إعداد مساحة العمل، وتنقل المكاتب، وإعادة تخزين المطبخ، وطلبات الإصلاح مع الموردين المعنيين
- التواصل مع المقاولين بشأن أي إصلاحات، وأعمال تجهيز، وتحسينات
الدعم الإداري والوثائق
- إدارة المراسلات المتعلقة بالأعمال (البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، البريد) للمكتب، وتوجيه الاستفسارات حسب الاقتضاء إلى الجهة المعنية
- الحفاظ على سجلات منظمة لوثائق الشركة، التراخيص، العقود، التصاريح، التأمين، والوثائق القانونية
- إدارة تجديد تراخيص الأعمال، وتجديد عقود الإيجار، والامتثال للتأمين بشكل استباقي وفي الوقت المناسب
- العمل كحلقة وصل مع السلطات الإماراتية وكيانات المنطقة الحرة لتقديم الطلبات التنظيمية للشركة
تنسيق التأشيرات ولوجستيات استقطاب الموظفين
- إدارة عمليات التأشيرات من البداية إلى النهاية للموظفين الجدد، التجديدات، والإلغاءات (التوظيف والمعالين)
- تتبع الهوية الإماراتية، الفحوصات الطبية، عقود العمل، والتأكد من تقديمها في الوقت المناسب عبر بوابات الحكومة (twofour54 (منطقة أبوظبي الإعلامية الحرة) وAXS (منطقة دبي الإعلامية الحرة)
- دعم إعداد استقطاب الموظفين: مساحة العمل، المعدات، بطاقات الوصول، بطاقات الهوية، وحقائب التعريف
- التأكد من إكمال قوائم التحقق من إنهاء الخدمة، بما في ذلك إعادة الأصول وإغلاق التأشيرات.
إدارة الموردين والاتصالات
- إدارة علاقات الموردين المتعلقة بالشحن، والتموين، وEtisalat/DU، والإمدادات
- إدارة مراجعات عقود الموردين، وتجديدها، وتتبع النفقات
- تنسيق تسويات فواتير الاتصالات الشهرية مع المالية
الدعم المالي والنفقات
- تتبع النفقات المتعلقة بالمكتب ودعم دورات التقرير الشهرية مع فريق المالية
- الاستخدام الفعال لنظام ERP للشركة (Workday) للمهام الأساسية المتعلقة بالحسابات مثل إصدار أوامر الشراء والفواتير
مراقبة بوابة الشراء والامتثال
بوابات الشراء هي منصات تستخدمها عملائنا المسجلين لإصدار وإدارة EOIs (طلبات التعبير عن الاهتمام)، RFQs (طلبات الاقتباس) وRFPs (طلبات تقديم العروض): دعوات رسمية لتقديم مقترحات فنية ومالية. إنها تعمل كقناة رئيسية لتلقي والرد على فرص الشراء من العملاء.
مسؤوليتك (ليس بدوام كامل، كغطاء للإجازة فقط):
- تسجيل الدخول إلى بوابات الشراء المعينة يوميًا (مثل SAP Ariba، DCT، ADNOC، Diriyah Gate، RC AlUla) لمراقبة وإجراء RFQs، RFPs، EOIs، والتواصل المتعلق بالجهات الراعية
- تنزيل الإشعارات الجديدة، وتحديد العناصر الرئيسية، وتوزيع الوثائق داخليًا على الجهات المعنية المعنية بشكل استباقي
- الحفاظ على بيانات اعتماد تسجيل الدخول محدثة، وتحديث سجلات كلمات المرور باستخدام تسميات، وتحميل الوثائق بسرعة
- تتبع المواعيد النهائية للتسجيل والتغيرات المتعلقة باسم الشركة، والوثائق، وتحديثات الامتثال
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المؤهلات والخبرة
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- 5-8 سنوات من الخبرة في إدارة المكاتب الأمامية أو أدوار مماثلة في الإمارات العربية المتحدة.
- خبرة مثبتة في إدارة تأشيرات الإمارات وعمليات الترخيص.
- خبرة في استخدام منصات الشراء أو بوابات الحكومة (SAP Ariba، DCT، MOHRE، GDRFA).
المهارات التقنية
- Excel متقدم: القدرة على إدارة المتعقبين الكبار، واستخدام الصيغ، والفلاتر، وجداول البيانات المحورية، وتوليد الملخصات.
- إدارة قوية للملفات والمجلدات في Box/SharePoint/Google Drive.
- معرفة بمنصات الشراء وبوابات التقديم عبر الإنترنت.
المهارات الشخصية
- استباقي، دقيق، ومنظم للغاية.
- مهارات اتصال قوية (كتابية وشفوية).
- القدرة على إدارة عدة مهام عبر الأنظمة، والجداول الزمنية، والمساهمين.
- تقدير واحترافية عند التعامل مع الوثائق الحساسة.
القطاع المهني للشركة
- تسلية
- ترفيه
- ملاهي
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مدير مكتب
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Wasserman
Wasserman operates at the epicenter of sports, music, entertainment and culture, serving talent, brands and properties on a global scale. Our brands and properties division works with iconic brands and rights holders, supporting business growth through all marketing disciplines. We're a trusted partner to every major league, team and venue, building meaningful connections between brands, properties and fans. Headquartered in Los Angeles, Wasserman's presence spans 28 countries and more than 70+ cities, including New York, London, Abu Dhabi, Amsterdam, Hong Kong, Madrid, Mexico City, Toronto, Paris and Sydney. For more information, please visit span>www.teamwass.com /span>.