مدير مكتب

EGMED

قم بأداء درجة عالية من المهام السكرتارية على مستوى التنفيذي والدعم الإداري. التعامل مع القضايا السرية والحساسة التي تتطلب درجة عالية من التقدير والعلاقات المستمرة بين الأقسام والاتصالات العامة الواسعة

المهام والمسؤوليات:

• مراقبة نظام الملفات من خلال الحفاظ على الملفات والوثائق المصنفة السرية، اليدوية والإلكترونية بطريقة تضمن توفر البيانات عند الطلب.

• مراقبة التقارير الشهرية من خلال استلام التقارير المطلوبة من الخطوط المختلفة، واقتراحها على مدير الأعمال لتمكينه من متابعة الأعمال بشكل أفضل.

• أداء مجموعة من المهام السكرتارية بما في ذلك استقبال وتمحيص المكالمات الهاتفية، رسائل البريد الإلكتروني، المذكرات، والفكسات الداخلة والخارجة، والترجمة بالإضافة إلى كتابة الرسائل (عربي إنجليزي) لتنظيم العمليات اليومية للمكتب المتعلقة بالمدير التنفيذي.

• تنظيم الاجتماعات والتقويمات من خلال الحفاظ على تقويم المواعيد، إعداد جدول الأعمال اليومي، وتذكير مدير الأعمال بالالتزامات المجدولة لضمان تنظيم أفضل وإدارة الوقت.

• التعامل مع المراسلات والتقارير الواردة من خلال قراءة، تمحيص المواد، إجراء تقييم أولي، تنظيمها حسب الأهمية، التعامل مع بعض الأمور شخصيًا وتحويل المواد المناسبة إلى التنفيذي والموظفين لضمان توثيق فعال ودورة تقارير.

• تنظيم الاجتماعات التجارية بما في ذلك إعداد جدول الأعمال، المواد للاجتماع، تدوين المحاضر والاحتفاظ بسجلات الإجراءات لتسهيل التنفيذ والمتابعة مع جميع المديرين المباشرين.

• ترتيب الندوات والمؤتمرات للمدير التجاري داخل البلاد وخارجها، ويشمل ذلك جميع الترتيبات لحجوزات الفنادق، التذاكر والتحقق من جواز السفر لضمان رحلات عمل سلسة وآمنة وإصدار التأشيرات.

• أداء مهام عمل أخرى ذات صلة وفقًا لتعليمات مدير الأعمال.

• إصدار طلبات السفر للمؤتمرات أو أي احتياج آخر

• ترتيب السفر المحلي والدولي، بما في ذلك حجز الرحلات، الإقامة، والمسارات.