مدير مكتب

ElTarek Group

1. الدعم التنفيذي وإدارة المكتب

• إدارة جدول الأعمال اليومي للمدير التنفيذي، المواعيد، الاجتماعات، وترتيبات السفر.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، المحاضر، التقارير، وإجراءات المتابعة.
• الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة (رقمية وبدنية) للمستندات السرية.
• التعامل مع الرسائل الإلكترونية الواردة، المكالمات، والمراسلات نيابة عن المدير التنفيذي.

2. الاتصال والتنسيق

• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين المدير التنفيذي والأقسام الداخلية.
• تنسيق الاتصال مع الشركاء الخارجيين، العملاء، الموردين، وأصحاب المصلحة الكبار.
• صياغة وتحرير الرسائل، البريد الإلكتروني، العروض التقديمية، والمستندات الرسمية.
• ضمان نشر المعلومات في الوقت المناسب وتتبع المهام المعلقة.
  3. أداء المكتب التنفيذي
• إعداد تقارير أسبوعية، شهرية، وربع سنوية حسب طلب المدير التنفيذي.
• دعم المشاريع الاستراتيجية عن طريق تنسيق البيانات، والمتابعة، والتوثيق.
• إدارة الزوار المهمين وضمان تلبية متطلبات اجتماعاتهم.
• ضمان السرية، الاحترافية، والت discretion في التعامل مع الأمور الحساسة.
  4. الدعم الإداري والتشغيلي
• تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية، ورش العمل، والاجتماعات التنفيذية.
• تتبع مستلزمات المكتب، طلبات الشراء، والموارد التنفيذية.
• متابعة توجيهات المدير التنفيذي مع الأقسام المعنية وضمان التنفيذ.
• الحفاظ على معايير عالية من العرض المؤسسي في مكتب المدير التنفيذي.