مدير المكتب (تغطية إجازة الأمومة لمدة 6 أشهر) Mondia Media

المسؤوليات:

• إدارة جدول أعمال المدير العام لتحديد المواعيد والرد على الاستفسارات الروتينية من المصادر الداخلية أو الخارجية أو إعادة توجيهها.
• تنظيم وتحديد المواعيد، الاجتماعات وتدوين محضر الاجتماع من المدير العام كما هو موجه.
• تقديم ودعم الإدارة للمدير العام كما هو موجه.
• الحفاظ على خدمات المكتب من خلال تنظيم العمليات والإجراءات المكتبية؛ التحكم في المراسلات؛ تصميم أنظمة الملفات، تطوير بروتوكولات الاتصال الداخلية.
• جمع وتتبع نفقات ميزانية المكتب، جمع الاقتباسات المطلوبة والتأكد من إجراء التسويات بشكل صحيح شهرياً.
• شراء والتحكم في مستلزمات المكتب/تكنولوجيا المعلومات.
• التواصل مع إدارة المبنى لتجديد المكتب بانتظام.
• إعداد ترتيبات السفر، مثل طلبات التأشيرات، حجز الرحلات، السيارات، وحجز الفنادق.
• كتابة الرسائل والبريد الإلكتروني نيابة عن موظفي المكتب الآخرين.
• تنظيم أحداث أو مؤتمرات الشركة كما هو موجه.
• الحصول على التوقيعات المطلوبة وتنظيم تسليم الوثائق السرية.
• التعامل مع المعلومات السرية والحفاظ على أمان السجلات والملفات.
• إدارة واجبات الاستقبال.
• الامتثال لسياسات وإجراءات مونديا ودعم مهمة ورؤية مونديا.
• أداء واجبات أخرى تتعلق بالوظيفة كما هو محدد من قبل المدير المباشر.

• إدارة جدول أعمال المدير العام لتحديد المواعيد والرد على الاستفسارات الروتينية من المصادر الداخلية أو الخارجية أو إعادة توجيهها.
• تنظيم وتحديد المواعيد، الاجتماعات وتدوين محضر الاجتماع من المدير العام كما هو موجه.
• تقديم ودعم الإدارة للمدير العام كما هو موجه.
• الحفاظ على خدمات المكتب من خلال تنظيم العمليات والإجراءات المكتبية؛ التحكم في المراسلات؛ تصميم أنظمة الملفات، تطوير بروتوكولات الاتصال الداخلية.
• جمع وتتبع نفقات ميزانية المكتب، جمع الاقتباسات المطلوبة والتأكد من إجراء التسويات بشكل صحيح شهرياً.
• شراء والتحكم في مستلزمات المكتب/تكنولوجيا المعلومات.
• التواصل مع إدارة المبنى لتجديد المكتب بانتظام.
• إعداد ترتيبات السفر، مثل طلبات التأشيرات، حجز الرحلات، السيارات، وحجز الفنادق.
• كتابة الرسائل والبريد الإلكتروني نيابة عن موظفي المكتب الآخرين.
• تنظيم أحداث أو مؤتمرات الشركة كما هو موجه.
• الحصول على التوقيعات المطلوبة وتنظيم تسليم الوثائق السرية.
• التعامل مع المعلومات السرية والحفاظ على أمان السجلات والملفات.
• إدارة واجبات الاستقبال.
• الامتثال لسياسات وإجراءات مونديا ودعم مهمة ورؤية مونديا.
• أداء واجبات أخرى تتعلق بالوظيفة كما هو محدد من قبل المدير المباشر.