مدير مكتب

Walkers

نحن شركة دولية رائدة في القانون والخدمات المهنية نقدم خدمات قانونية وإدارية ووصائية للشركات العالمية والمؤسسات المالية والمشاركين في أسواق المال ومديري صناديق الاستثمار. مع وجود عالمي يمتد عبر الأمريكتين وأوروبا والشرق الأوسط وآسيا، نقدم المشورة بشأن قوانين برمودا وجزر العذراء البريطانية وجزر كايمان وجيرنسي وأيرلندا وجيرسي.

نحن نتعامل مع الجميع كمهنيين أذكياء كما هم. نهجنا هو الثقة وتمكين موظفينا لتقديم أداء متسق، وتمكينهم من النجاح. التنوع هو سلاحنا السري، فتنوع موظفي Walkers هو ما يجعلنا من نحن، حيث تم جمعهم من جميع أنحاء العالم ويتحدثون لغات وسلطات وثقافات تساعدنا على عكس عملائنا والحفاظ على تفكيرنا متوافقًا مع العالم الذي نعمل فيه.

نظرة عامة على الدور

نحن نبحث عن مدير مكتب لتقديم دعم تشغيلي واسع لكل من فريق العمليات ومكتب دبي ككل.

مدير المكتب مسؤول عن جميع القضايا الإدارية غير القانونية التي تنشأ خلال سير العمل في المكتب. على وجه الخصوص، فإن مدير المكتب مسؤول عن الأمور التالية: -

التنسيق مع OMP ومديري الدعم الكبار يوميًا لتسليط الضوء على أي قضايا إدارية قد تتطلب معالجة ولتقديم المساعدة عمومًا للشركاء فيما يتعلق بأي مسائل أحيلت إليهم.

العمل مع محلل تكنولوجيا المعلومات لضمان تلبية متطلبات تكنولوجيا المعلومات لمكتب دبي، بالإضافة إلى التنسيق مع مدير تكنولوجيا المعلومات في الشركة والمستشارين الخارجيين حسب الاقتضاء.

المساعدة في الإدارة والتقارير المتعلقة بالحسابات / الفواتير الخاصة بالمكتب، والعمل بالتعاون مع مدير المالية العليا ومراقب الإيرادات بالإضافة إلى مدير المالية لمجموعة الشركة.

المساعدة في إعداد ميزانية الإنفاق السنوية للمكتب.

الواجبات والمسؤوليات ومواصفات الشخص

العمل مع مدير المالية العليا لإعداد CIT وVAT، وتحديث سجلات FTA حسب الاقتضاء.

بالتعاون مع مسؤول الموارد البشرية، المساعدة في تنفيذ السياسات الحالية والجديدة بالإضافة إلى كونها نقطة تصعيد لجميع استفسارات الموارد البشرية، والتنسيق مع مدير الموارد البشرية الإقليمي عند الحاجة. تشمل هذه الواجبات: العمل عن كثب مع التوظيف العالمي، التدريب، الأمور التأديبية، الرواتب، تشغيل نظام DEWS، التعويضات، صيانة سجلات الموظفين، التقييمات السنوية وأي مشاريع طارئة حسب الحاجة.

ضمان تحديث جميع CPD وصيانة القبول. التنسيق مع الشؤون القانونية للتسجيل والتحديثات على الترخيص.

التنسيق مع DIFC وDFSA لضمان الامتثال لجميع العمليات والإجراءات.

إدارة متطلبات المرافق والمرافق الخاصة بالمكتب بما في ذلك التنسيق مع المالك ووكلائه فيما يتعلق بمساحة المكتب الحالية التي تشغلها الشركة، وأمان المبنى بالإضافة إلى متطلبات المكتب المستقبلية للشركة وأي متطلبات للوقوف.

إدارة فتح وتجهيز أي مساحة مكتبية جديدة تفتحها الشركة في المنطقة.

الإشراف على مراجعة عقود AMC والموردين، بما في ذلك ضمان توفر جميع المستلزمات والمواد عند الحاجة.

الإشراف على الاستقبال والمكتب / المرافق لضمان تجربة عملاء ممتازة. بما في ذلك إعداد قاعات الاجتماعات، الاجتماعات، تقديم الطعام.

ضمان الامتثال لجميع إجراءات المكتب وأن يتم تحديث دليل إجراءات المكتب حسب الاقتضاء.

تنسيق ودعم تنفيذ وصيانة خطة استمرارية الأعمال (BCP) لضمان استمرارية العمليات التجارية. العمل عن كثب مع فريق BCP العالمي في تقييم المخاطر، تطوير وتوثيق الإجراءات والمساعدة في جهود التعافي.

إدارة مسؤوليات الإسعافات الأولية ورجل الإطفاء، بما في ذلك التوظيف، تنسيق التدريب والحفاظ على سجلات الامتثال.

تنفيذ أي مشاريع خاصة كما يوجه شركاء Walkers دبي من وقت لآخر.

الإشراف على الإدارة السرية القانونية، والعمل مع قائد الفريق لضمان تقديم خدمات سكرتارية سلسة.

التعليم والمهارات والخبرة

خلفية قوية في العمليات مع خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور إداري في شركة قانونية أو خدمات مهنية مشابهة الحجم أو أكبر في الإمارات.

إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word وPowerPoint وExcel) وOffice 365.

إتقان في HRIS وغيرها من التطبيقات المتعلقة بالموارد البشرية.

معرفة عملية بقانون العمل الإماراتي / DIFC واللوائح الصحية والسلامة.

مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.

قادر على التواصل بشكل مهني مع أصحاب المصلحة على جميع مستويات seniority.

مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تحديد أولويات العمل لتلبية المواعيد النهائية والاحتياجات اليومية في بيئة سريعة الخطى.

مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على أخذ المبادرة وأن تكون استباقيًا.

القدرة على العمل بشكل مستقل ومع الآخرين لتحقيق أهداف المشروع ودفع أولويات القسم.

اللباقة والدبلوماسية للتعامل مع الأمور السرية.

المشاركة في تحسين الخدمات باستمرار من خلال تقييم أنظمة العمل بشكل نقدي، وتعزيز الأفكار الجديدة وتطوير تحسينات الخدمة بشكل نشط.

العمل بطريقة مرنة والاستجابة للظروف والطوارئ المتغيرة، مما يتطلب استعدادًا للعمل أحيانًا خارج ساعات العمل العادية / الأيام عند الطلب.