مدير مكتب

Adamco Pharm

تقديم الدعم الإداري للرئيس التنفيذي في إدارة الجدول الزمني، وتنظيم الاجتماعات وصيانة الوثائق والملفات السرية.

تقديم الدعم للرئيس التنفيذي في ترتيب أولويات عبء العمل والرد بشكل مناسب وتصنيف الطلبات نيابة عنه.

فرز المكالمات الهاتفية والاستفسارات والطلبات، والتعامل معها عند الاقتضاء، واستقبال الضيوف الرئيس التنفيذي.

معالجة النصوص، والتعامل مع المراسلات، وكتابة الرسائل/البريد الإلكتروني والوثائق التنظيمية، وأخذ الإملاء، وكتابة محاضر وتقارير الاجتماعات.

تنظيم وحضور الاجتماعات، وترتيب الرحلات التجارية (بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، ومعالجة التأشيرات، ووسائل النقل الأرضي، إلخ)، مع التأكد من أن الرئيس التنفيذي مستعد جيدًا للاجتماعات/الرحلات التجارية، وإعداد جداول الأعمال للاجتماعات.

تصميم وإنتاج الوثائق، والملفات الإرشادية، والتقارير والعروض التقديمية.

الإشراف على إدارة المكتب للتأكد من الحفاظ على المعايير العالية للرئيس التنفيذي.

تقديم خدمات السكرتارية والإدارة الشاملة للرئيس التنفيذي عبر مجموعة عمله.

الرد على استفسارات أعضاء مجلس الإدارة/فريق القيادة وأصحاب المصلحة الآخرين في الوقت المناسب وبطريقة احترافية، شفهيًا وكتابيًا.

التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بما في ذلك إنتاج الوثائق، وإعداد العروض التقديمية، والتقارير، والمساعدة في العقود والإيجارات.

إكمال مجموعة واسعة من المهام الإدارية للرئيس التنفيذي بما في ذلك إدارة تقويم مواعيد نشط للغاية؛ إكمال تقارير النفقات؛ كتابة وإعداد المراسلات التي تكون أحيانًا سرية؛ تنظيم خطط السفر المعقدة والتفصيلية، والمخططات، وجداول الأعمال؛ وتجميع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر.

تخطيط وتنسيق وضمان اتباع واحترام جدول الرئيس التنفيذي. يوفر دور حارس البوابة ووسيلة الوصول، مما يخلق حالات فوز للجميع للوصول المباشر إلى وقت الرئيس التنفيذي ومكتبه.