مشرف عمليات المكتب والمرافق

Abwaab

أبواب | متخصص عمليات المكتب والمرافق

الموقع - بغداد، العراق

نظرة عامة عن الدور:

نحن نبحث عن متخصص عمليات المكتب والمرافق منظم للغاية واستباقي لتولي المسؤولية الكاملة عن العمليات اليومية، وإدارة المرافق، والاستعداد العام لمبنى مكتبنا في العراق. هذه الوظيفة مسؤولة عن ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة عبر الطوابق الثلاثة، والحفاظ على معايير مكان العمل، وإدارة مرافق المكتب والخدمات، ودعم بيئة منتجة وآمنة ومنظمة للموظفين والزوار.

المرشح المثالي هو شخص دقيق، منظم للغاية، وقادر على إدارة أولويات متعددة أثناء التنسيق بفعالية مع الموظفين والموردين ومقدمي الخدمات وأصحاب المصلحة الداخليين. سيوضح المرشح الناجح ملكية قوية، ومساءلة، ونهج عملي للحفاظ على التميز التشغيلي، ووظائف المكتب، ومعايير مكان العمل.

المسؤوليات:

عمليات المكتب وإدارة المرافق:

• تولي مسؤولية مبنى المكتب وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة عبر جميع الطوابق.

• مراقبة وصيانة جاهزية المكتب، والتنظيم، والنظافة، والكفاءة التشغيلية.

• تنسيق ومتابعة متطلبات صيانة المكتب، والإصلاحات، والمشكلات الفنية.

• ضمان بقاء جميع مناطق المكتب وظيفية، ومهنية، ومنظمة، ومتوافقة مع معايير الشركة.

• التنسيق مع إدارة المباني، ومقدمي الخدمات، والموردين لضمان سير العمليات المكتبية بدون انقطاع.

• ضمان بقاء جميع مناطق المكتب وظيفية، ومهنية، ومنظمة، ومتوافقة مع معايير الشركة.

إدارة المخزون واللوازم المكتبية:

• إدارة مخزون المكتب، واللوازم، والمواد الاستهلاكية، ومناطق التخزين بكفاءة.

• مراقبة مستويات المخزون وضمان إعادة تعبئة اللوازم المكتبية والتشغيلية في الوقت المناسب.

• الحفاظ على تتبع المخزون المنظم والسجلات الدقيقة لأصول المكتب واللوازم.

• تنسيق طلبات الشراء والمتابعة مع الموردين عند الحاجة.

صحة المكتب ومعايير مكان العمل

• ضمان معايير عالية من صحة المكتب، والنظافة، وعرض مكان العمل.

• التنسيق مع طاقم التنظيف ومقدمي الخدمات للحفاظ على جاهزية المكتب طوال اليوم.

• إجراء فحوصات منتظمة والمتابعة بشأن القضايا التشغيلية أو الصيانة أو الصحة.

تنسيق أصحاب المصلحة والتواصل

• التنسيق بفعالية مع الموظفين والموردين وإدارة المباني والأقسام المختلفة.

• دعم الطلبات المتعلقة بالمكتب مع الحفاظ على أولويات التشغيل ومعايير الخدمة.

• التواصل بشكل احترافي وفعال لضمان تنسيق سلس وحل القضايا في الوقت المناسب.

الدعم الإداري والتشغيلي

• دعم الإدارة اليومية للمكتب والأنشطة التشغيلية.

• المساعدة في تنظيم لوجستيات المكتب، والاجتماعات، وفعاليات الشركة، والمتطلبات التشغيلية عند الحاجة.

• الحفاظ على الوثائق المناسبة، والمتعقبين، والسجلات، والتقارير المتعلقة بعمليات المكتب، والمخزون، والمرافق.

• دعم تنفيذ وتحسين عمليات المكتب، والإجراءات، ومعايير مكان العمل.

المتطلبات والمهارات:

• 2-4 سنوات من الخبرة في إدارة المكاتب، وتنسيق المرافق، وعمليات المكتب، وإدارة مكان العمل، أو أدوار ذات صلة.

• مهارات تنظيم قوية وإدارة الوقت مع انتباه عالي للتفاصيل.

• مهارات تواصل ممتازة وإدارة أصحاب المصلحة.

• القدرة على إدارة مهام متعددة وأولويات في بيئة سريعة.

• خبرة في إدارة المخزون، ولوازم المكتب، وتنسيق الموردين، والأنشطة ذات الصلة بالمرافق.

• إحساس قوي بالملكية، والمساءلة، والمتابعة التشغيلية.

• القدرة على العمل بشكل مستقل والحفاظ على بيئة مكتبية مهنية ومنظمة.

• إجادة استخدام أدوات Microsoft Office وGoogle Workspace.

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال، إدارة المرافق، العمليات، أو مجال ذي صلة.