سكرتير المكتب والمساعد الإداري

D Plus For Engineering & Contracting

يوفر سكرتير المكتب والمساعد الإداري دعمًا إداريًا وإداريًا شاملاً لضمان تشغيل المكتب بكفاءة. يتضمن هذا الدور إدارة الاتصالات، جدولة الاجتماعات، الحفاظ على السجلات، والمساعدة في تنسيق أنشطة المكتب

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وتنظيم عمليات المكتب وإجراءاته، بما في ذلك أنظمة الملفات، والمراسلات، وحفظ السجلات.
• التعامل مع المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، وغيرها من الاتصالات بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• إعداد، تحرير، وتوزيع التقارير، والمذكرات، والرسائل، والمستندات الأخرى.
• الحفاظ على تحديث قواعد البيانات، وقوائم الاتصال، ومخزونات المكتب.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية، والمقترحات، والمستندات التجارية الأخرى.
• دعم الإدارة والموظفين الآخرين بالمهام الإدارية حسب الحاجة.
• استقبال وترحيب الزوار؛ إدارة مسؤوليات الاستقبال حسب الحاجة.
• التأكد من أن بيئة المكتب نظيفة، ومنظمة، ومجهزة بشكل جيد.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر.

• إتقان مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
• قدرات تنظيمية قوية وقابلية للتعامل مع مهام متعددة.
• الانتباه للتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وبتعاون في بيئة الفريق.
• سلوك مهني ومهارات بين شخصية قوية.
• مظهر جيد وشخصية اجتماعية