مساعد خدمات المكتب (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

مساعد خدمات المكتب هو عضو أساسي في فريق العمليات في أي منظمة، حيث يوفر الدعم الأساسي لضمان سير الأنشطة اليومية للمكتب بسلاسة. يتضمن هذا الدور إدارة المهام الإدارية، والحفاظ على أماكن العمل منظمة، ومساعدة الزملاء في مجموعة متنوعة من الواجبات المكتبية. يساعد مساعد خدمات المكتب في تعزيز بيئة عمل منتجة ومنظمة تتيح للمكتب العمل بفعالية. يجب أن يتمتع الفرد في هذا المنصب بمهارات تنظيمية قوية، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الوتيرة. كونه مساعد خدمات المكتب، ستكون جزءًا من فريق ديناميكي، يساهم في الكفاءة العامة لعمليات الشركة.

• المساعدة في إدارة مخزون اللوازم المكتبية وطلب إضافات حسب الحاجة.
• تنظيم والحفاظ على الملفات الفيزيائية والرقمية لتسهيل استرجاعها عند الحاجة.
• تنسيق إصلاح وصيانة معدات المكتب والمرافق بشكل منتظم.
• تحية ومساعدة الزوار من خلال تقديم المعلومات وتوجيههم بشكل مناسب.
• ضمان تجهيز غرف الاجتماعات بشكل جيد واستعدادها لمكالمات المؤتمر والاجتماعات.
• الدعم في جدولة الاجتماعات والمواعيد، والحفاظ على الجداول الزمنية للأقسام المختلفة.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، وضمان توزيع البريد وجمعه في الوقت المناسب.
• التعاون مع الأقسام لدعم المشاريع الخاصة والتحسينات التشغيلية.
• المساعدة في إعداد المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق المكتبية.
• تقديم الدعم الإداري العام، والإجابة على الاستفسارات والمساعدة في القضايا المتعلقة بالمكتب.
• الحفاظ على بيئة مكتب نظيفة ومنظمة واحترافية في جميع الأوقات.
• المشاركة في أحداث الشركة واجتماعاتها لدعم ثقافة الشركة وأنشطتها.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويفضل وجود شهادة دبلوم مشارك.
• يفضل وجود خبرة سابقة في دور إداري أو مكتبي.
• إجادة مجموعة Microsoft Office والإلمام بمعدات المكتب.
• مهارات تنظيمية ممتازة وقدرات على تعدد المهام في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي للتفاعل الفعال.
• اهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات لمعالجة القضايا بكفاءة.
• القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة في جميع الأوقات.