مساعد المكتب والمستأجر
Beirut Digital District- Zeal
نشرت قبل أكثر من 30 يومًا
أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
1 - 3 سنوات
موقع العمل
بيروت، لبنان
التعليم
دبلوم(أي)
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة الاستقبال والزوار
- ترحيب الزوار واستقبالهم بطريقة احترافية وودية.
- إرشاد الزوار إلى الطوابق أو المصاعد أو مناطق الاجتماعات المعنية.
- ضمان راحة الزوار أثناء الانتظار (ماء، مساعدة، إلخ).
- إبلاغ الموظفين بوصول الزوار وضمان الحضور السريع.
- التعامل مع المكالمات والاتصالات
- الرد على المكالمات الواردة بطريقة احترافية وتحويلها إلى القسم الصحيح.
- تدوين الرسائل بدقة وضمان المتابعة في الوقت المناسب.
- التصرف كحلقة وصل للتواصل بين المستأجرين والفرق الداخلية ومقدمي الخدمة.
- دعم المستأجرين والعلاقات
- تكون نقطة الاتصال الرئيسية للمستأجرين للاستفسارات والشكاوى والطلبات.
- التعامل مع مخاوف المستأجرين بتعاطف واحترافية.
- متابعة القضايا المعقدة أو المتصاعدة مع الأقسام الداخلية.
- إجراء فحوصات دورية على المستأجرين وجمع الملاحظات.
- دعم الأنشطة والفعاليات المجتمعية لضمان تجربة سلسة للمستأجرين.
- تنسيق تذاكر الخدمة والطلبات
- إدارة تذاكر الخدمة المقدمة من خلال تطبيق BDD.
- تتبع وتوثيق ومتابعة جميع التذاكر حتى الإغلاق.
- التنسيق مع تكنولوجيا المعلومات والهندسة والمشتريات والمحاسبة للحصول على الحلول.
- بالنسبة للطلبات التي تتطلب عروض أسعار:
- الحصول على ومشاركة عروض الأسعار.
- متابعة الموافقات.
- تأكيد الانتهاء من الأعمال.
- إعداد تقارير أسبوعية عن تذاكر الدعم والمستأجرين.
- تنسيق المرافق ومقدمي الخدمة (دور داعم)
- دعم مراقبة فرق التنظيف والصيانة والأمن ومواقف السيارات.
- الإبلاغ عن مشكلات الخدمة والحوادث والمخاطر التشغيلية.
- متابعة الإجراءات التصحيحية مع مقدمي الخدمة.
- دعم الفحوصات والتقييمات عند الطلب.
- الدعم الإداري والدعم الداخلي
- دعم المحاسبة في:
- استلام الفواتير والمستندات.
- تنسيق توصيلات المرسلين.
- التعامل مع تقارير المصروفات الصغيرة ومشاركة الفواتير.
- دعم الموارد البشرية في:
- تنسيق الفعاليات الداخلية.
- سجلات الزي الموحد.
- متابعة أوراق المغتربين.
- الوكلاء للمرسلين.
- تصاميم عيد الميلاد للموظفين (Canva).
- إدارة المكتب والمرافق
- إدارة مستلزمات المطبخ، وبار الوجبات الخفيفة، والقرطاسية.
- مراقبة المخزون وتقديم طلبات إعادة التوريد.
- ضمان نظافة الأماكن المشتركة والإبلاغ عن المشكلات.
- إجراء فحوصات أساسية للمكتب والإبلاغ عن الأضرار.
- مسح وصيانة عقود الصيانة.
- دعم بطاقات الوصول والاتصال
- تنسيق طلبات بطاقات الوصول مع تكنولوجيا المعلومات وBDD.
- الإبلاغ عن البطاقات المفقودة أو التالفة.
- دعم المستأجرين في عمليات الاتصال بخطوط Ogero وخدمات الإنترنت.
- تنسيق المرسلين والتوصيل
- توزيع المهام بشكل عادل بين المرسلين.
- تتبع التوصيلات باستخدام ورقة تتبع المرسلين.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
1-3 سنوات من الخبرة في الاستقبال أو الإدارة أو أدوار خدمة العملاء.
مهارات تواصل وعلاقات شخصية قوية.
اهتمام كبير بالتفاصيل والتنظيم.
القدرة على تعدد المهام ومتابعة المهام.
معرفة أساسية ببرامج MS Office وأنظمة التذاكر.
ذهنية موجهة نحو العملاء وحل المشكلات.
القطاع المهني للشركة
- إدارة المرافق
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مساعد المكتب والمستأجر
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Beirut Digital District- Zeal
وظائف مماثلة
مساعد مكتب
Steph Eddy
- 1 - 3 سنوات
- دبي - الإمارات العربية المتحدة
مسؤول المكتب الأمامي
Client of OUTSOURCY
- 1 - 3 سنوات
- مصر - مصر
مساعد مكتب
Confidential Company
- 1 - 3 سنوات
- أبوظبي - الإمارات العربية المتحدة
المكتب الامامي لموظف الاستقبال
Pradhan Real Estate
- 1 - 2 سنوات
- دبي - الإمارات العربية المتحدة
Office Assistant
Interpath Advisory
- 1 - 3 سنوات
- Algiers - Algeria