موظف - المدفوعات Gulf Air

تحقق من فواتير الموردين إذا تم استلامها، تسجيلها، التحقق منها، مطابقتها، تخصيصها، اعتمادها والموافقة عليها للدفع.

المسؤوليات الرئيسية

• تحقق من فواتير الموردين في نظام المدفوعات الخاص بأوراكل بعد التأكد من أنه تم التحقق من الفواتير واعتمادها لضمان استرداد ضريبة القيمة المضافة (VAT) من السلطات الضريبية المختصة.

• لضمان إصدار الفواتير للأطراف الثالثة/الموظفين عن الخدمات المقدمة لهم.

• استلام الفواتير/ملاحظات الخصم/ملاحظات الائتمان من الموردين والتحقق من ملاءمتها للخطوط الجوية الخليجية. (حوالي 1,500 فاتورة شهريًا وحوالي 2,000 مورد).

• في حالة عدم انتماء أي فاتورة للخطوط الجوية الخليجية، قم بترتيب إعادتها إلى المورد.

• قم بتسجيل كل فاتورة في نظام الحسابات الدائنة (EASY أو AMOS) على مستوى الرأس.

• تحقق، تحقق وابقَ مطابقة (فاتورة/طلب/استلام) الفواتير وفقًا للعقود السارية، الطلبات، إلخ.

• قم بترتيب إرسال وتوزيع الفواتير إلى القسم المعني واحتفظ بسجل بذلك في سجل توزيع الفواتير.

• تأكد من استلام الفواتير من القسم المعني معتمدة بشكل صحيح.

• قم بترتيب إرسال الفواتير (بعد الموافقة من النظام من قبل المشرفين) مع نموذج الدفع كتحويل مصرفي إلى قسم الخزانة واحتفظ بسجل بذلك في سجل توزيع الفواتير.

• يجب تسليم الفواتير التي تحمل نموذج الدفع كشيك إلى كاتب الملفات/الموظف للتسجيل بعد الموافقة من النظام من قبل المشرفين.

• قم بإدخال الفواتير الداخلية في نظام الحسابات الدائنة ومعالجتها بنفس الطريقة التي يتم بها معالجة أي فاتورة مورد أخرى.

• قم بإدخال الفواتير المدفوعة مسبقًا في نظام الحسابات الدائنة ومعالجتها بنفس الطريقة التي يتم بها معالجة أي فاتورة أخرى.

• قم بتطبيق الفواتير اللاحقة المستلمة على الفواتير المدفوعة مسبقًا.

• قم بإدخال تفاصيل إيجار الممتلكات المستحقة في نظام الحسابات الدائنة واحتفظ بسجلات بذلك وكذلك أي مراسلات ذات صلة في الملفات.

• قم بتشغيل تقرير الفواتير المعالجة في AMOS والمحول إلى EASY وقارنها مع EASY. يجب التحقق من أي اختلافات وتوحيدها بالتنسيق مع قسم المستخدم وقسم تكنولوجيا المعلومات.

• قم بتشغيل تقرير الحسابات الدائنة بين الشركات عند الحاجة. تأكد من أن الرصيد يتطابق مع الرصيد في الدفتر العام ومن ثم أرسله إلى قسم الحسابات العامة.

• تأكد من أن ضريبة القيمة المضافة والضرائب الأخرى قد تم التحقق منها وتخصيصها بشكل صحيح على الفواتير وإدخالها في نظام الحسابات الدائنة.

• قم بتشغيل تقرير الفواتير القابلة لاسترداد ضريبة القيمة المضافة شهريًا.

• قم بترتيب استرداد الفواتير مع المستندات الداعمة من الملفات وفقًا لتقرير ضريبة القيمة المضافة.

• قم بترتيب نسخ من فواتير ضريبة القيمة المضافة المستردة مع المستندات الداعمة التي يجب الاحتفاظ بها للسجلات.

• أرسل فواتير ضريبة القيمة المضافة الأصلية المستردة مع المستندات الداعمة تحت مذكرة تغطية إلى المراقب المالي المعني لاسترداد مبالغ ضريبة القيمة المضافة.

• تواصل مع الموردين بشأن مواضيع تتعلق بالفواتير، إلخ.

• تأكد من استلام تفاصيل الخدمات المقدمة للأطراف الثالثة/الموظفين من مختلف الأقسام.

• قم بترتيب إصدار فواتير للأطراف الثالثة/الموظفين عن الخدمات المقدمة لهم/بالنيابة عنهم.

• تعاون عن كثب مع قسم التحكم، المالية الخارجية والأقسام الأخرى بشأن فواتير الموردين.

• قم بتنفيذ أي عمل آخر يتعلق بفواتير الموردين.

• أي عمل آخر يتعلق بالقسم.