المدير التنفيذي للعمليات (إدارة الممتلكات)

Confidential Company

ملخص الوظيفة

يدعم المسؤول التنفيذي للعمليات التشغيل اليومي لأنشطة إدارة الممتلكات عبر الممتلكات السكنية، التجارية، أو ذات الاستخدام المختلط. تضمن هذه الوظيفة سير العمليات بسلاسة، وتنسيق فعال مع الموردين، وحل سريع للمشكلات، وخدمة عملاء قوية للمستأجرين والمالكين. كما يساعد المسؤول التنفيذي للعمليات في الامتثال، وإعداد التقارير، وتخطيط الصيانة، والتحسينات التشغيلية العامة.

المسؤوليات الرئيسية

1. عمليات الممتلكات والإدارة

• المساعدة في الإدارة التشغيلية اليومية للممتلكات المعينة.
• مراقبة حالة المباني من خلال الفحوصات المنتظمة للمناطق المشتركة، والمرافق، والمعدات.
• الحفاظ على سجلات الممتلكات الدقيقة، وسجلات الخدمة، والتصاريح، ووثائق الامتثال.
• المساعدة في إعداد الميزانيات، والتقارير، والخطط التشغيلية.

2. تنسيق الموردين والمقاولين

• التنسيق مع فرق الصيانة، والمقاولين، وموردي الخدمات (التنظيف، الأمن، تنسيق الحدائق، الصيانة والتشغيل، إلخ).
• تتبع تقديم الخدمة، وضمان جودة العمل، والمتابعة بشأن المهام المتبقية.
• معالجة طلبات العمل، والعروض، والفواتير، وتجديد العقود.

3. دعم الصيانة والمرافق

• الاستجابة لمشكلات الصيانة من المستأجرين، والمالكين، أو موظفي المباني وضمان حلها في الوقت المناسب.
• المساعدة في جدولة الصيانة الوقائية والفحوصات القانونية.
• المتابعة بشأن الإجراءات التصحيحية وضمان الامتثال لمعايير السلامة وتنظيمات المباني.

4. علاقات المستأجرين والمالكين

• تكون نقطة الاتصال للمستأجرين / السكان بشأن الأمور التشغيلية.
• معالجة الاستفسارات، والشكاوى، والطلبات بشكل مهني وسريع.
• دعم عمليات الانتقال وإدخال المستأجرين الجدد.

5. الامتثال والسلامة

• ضمان امتثال جميع عمليات المباني للوائح المحلية، ومعايير السلامة من الحرائق، وسياسات الممتلكات.
• دعم تدقيقات السلامة، وتمارين الطوارئ، وتقييمات المخاطر.
• الحفاظ على الوثائق الصحيحة للفحوصات التنظيمية.

6. إعداد التقارير والوثائق

• إعداد تقارير تشغيلية يومية، أسبوعية، أو شهرية.
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل وقت استجابة الصيانة، ومستويات الخدمة، وأداء الموردين.
• المساعدة المدير العمليات في التخطيط التشغيلي ومبادرات التحسين.