مساعد عمليات

Optimiza

ملخص الوظيفة

سيقوم عميل العمليات/المدير بمساعدة نائب رئيس العمليات في ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، مع التركيز المحدد على تحسين العمليات، وإدارة البائعين والموردين، والتقارير التشغيلية. ستتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة مجموعة متنوعة من المسؤوليات عبر الوظائف.

الواجبات الرئيسية & المسؤوليات

• 
  الدعم التشغيلي: مساعدة نائب رئيس العمليات في المهام التشغيلية اليومية، لضمان سير جميع العمليات بسلاسة وكفاءة.
• 
  تنسيق المشاريع: المساعدة في التنسيق بين الفرق متعددة الوظائف، وتتبع معالم المشاريع، والحفاظ على الجداول الزمنية لضمان تسليم المشاريع بنجاح.
• 
  جداول الوقت وأدوات التتبع: امتلاك وإدارة جداول وقت الموظفين وأدوات التتبع، وضمان تقديمها بدقة وفي الوقت المناسب عبر الأقسام.
• 
  إدارة الموردين والبائعين: إدارة العلاقات مع البائعين والموردين، بما في ذلك التفاوض على العقود، وضمان الدفعات في الوقت المناسب.
  
• 
  إدارة مساحة المكتب: الإشراف على احتياجات مساحة المكتب، بما في ذلك إدارة الموارد، واللوازم، وضمان وجود مكان عمل منظم ووظيفي جيداً.
  
• 
  التنسيق مع الموارد البشرية: العمل عن كثب مع الموارد البشرية لتسهيل عملية الانضمام، والتدريب، والدعم المستمر للموظفين داخل فريق العمليات.
  

• 
  لوحة المعلومات والتقارير: إعداد وصيانة لوحات المعلومات التشغيلية والتقارير، وتقديم تحديثات ورؤى منتظمة حول مؤشرات الأداء الرئيسية إلى نائب رئيس العمليات والإدارة العليا.
• 
  إدارة الفعاليات: التخطيط وتنسيق الفعاليات، وورش العمل، وأنشطة بناء الفريق لتعزيز بيئة عمل إيجابية.
• 
  تحسين العمليات: تحديد مجالات تحسين العمليات، وتنفيذ أفضل الممارسات، ودعم نائب رئيس العمليات في تحسين وتعديل سير العمل.
مؤهلات الوظيفة

• 
  الخبرة: 3+ سنوات في دور عمليات أو إداري، ويفضل في قطاع البرمجيات أو تكنولوجيا المعلومات.
• 
  المعرفة التقنية: فهم أساسي لأدوات إدارة المشاريع وبرامج التتبع.
• 
  الانتباه للتفاصيل: مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل ومهارات تنظيمية.
• 
  المهارات الشخصية: مهارات اتصال وتواصل شخصية ممتازة للعمل بفعالية مع البائعين، وأعضاء الفريق، والعملاء.
  
• 
  حل المشكلات: قدرات تحليلية وحل مشكلات قوية.
  
• 
  الاستباقية: نهج استباقي لتحديد المشكلات وتحسين العمليات.
  
• 
  تنسيق الفعاليات: خبرة في تنظيم وإدارة الفعاليات، ميزة إضافية.