منسق العمليات

Scale Army

الموقع

عن بُعد تمامًا (العمل من المنزل) | 9 صباحًا 5 مساءً بالتوقيت الشرقي

نظرة عامة على الدور

سيدعم منسق العمليات تنفيذ وتنسيق العمليات التجارية اليومية، وضمان سير العمل والتواصل والعمليات بكفاءة مع توسع الشركة. يتطلب هذا الدور محترفًا منظمًا للغاية واستباقيًا يمكنه إدارة أولويات متعددة، والحفاظ على الأنظمة، ودفع المهام إلى الأمام مع الحد الأدنى من الإشراف.

المسؤوليات الرئيسية

تنسيق المبيعات والاجتماعات

• امتلاك جدولة وتنسيق اجتماعات الموردين والشركاء، وضمان إعداد جميع الجلسات بالسياق والمواد ذات الصلة

• تتبع عناصر العمل، والمتابعة بشأن المهام، وضمان الانتهاء في الوقت المناسب من التسليمات المتعلقة بالاجتماعات

امتلاك أنظمة إدارة علاقات العملاء

• الحفاظ على تنظيم البيانات داخل HubSpot، وضمان دقة سجلات حالة المورد، وتقدم عملية الانضمام، والاتصالات

• تدوين الملاحظات، وتحديث جهات الاتصال، وضمان موثوقية بيانات CRM وأنها محدثة

الانضمام إلى الموردين والتواصل

• الإشراف على عملية الانضمام للموردين الجدد، وضمان جمع وتنظيم جميع الوثائق المطلوبة وتفاصيل المنتج

• تكون نقطة الاتصال الرئيسية للموردين، وإدارة الاستفسارات، والتنسيق داخليًا لدعم الانضمام الناجح

تنفيذ العمليات

• دعم معالجة الطلبات من التقديم حتى الإيفاء

• تنسيق إدخال الطلبات، وتحديث النظام، وإعداد البائعين

• التعاون مع فرق المستودعات واللوجستيات لضمان التنفيذ الدقيق وفي الوقت المناسب

التنسيق الداخلي والمساءلة

• تتبع وتنظيم عناصر العمل الداخلية، وضمان إكمال المهام والمشاريع في الوقت المحدد

• الحفاظ على التوافق عبر المبيعات، والعمليات، والموردين من خلال الحفاظ على الأولويات مرئية ومنظمة

الدعم الإداري والمشروعات

• تنظيم والحفاظ على الوثائق الداخلية، والاتفاقيات، والملفات المشتركة

• توفير الدعم للمشاريع المستمرة، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية وتتبع التقدم

المؤهلات

الخبرة

• 2-5 سنوات من الخبرة في العمليات، أو تنسيق المشاريع، أو خدمات العملاء

• خبرة في العمل في بيئة ناشئة أو بيئة عالية النمو (مفضل)

• الإلمام بعمليات سلسلة التوريد أو اللوجستيات (مفضل)

المهارات

• مهارات تنظيم قوية مع اهتمام كبير بالتفاصيل

• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي

• القدرة على إدارة أولويات متعددة والمواعيد النهائية في بيئة سريعة

• إجادة استخدام أدوات مثل HubSpot، وGoogle Workspace، وأنظمة مشابهة

• بداية ذاتية مع القدرة على تحمل المسؤولية ومتابعة المهام

• القدرة على العمل بشكل مستقل، وتوقع الاحتياجات، وحل المشكلات بشكل استباقي

كيف يبدو النجاح

• تنظيم قوي ومتابعة مستمرة عبر جميع المهام التشغيلية

• استجابة عالية وتواصل واضح مع الفرق الداخلية والموردين

• أنظمة CRM وتشغيل دقيقة ومصانة جيدًا

• تنفيذ فعال لسير العمل من إدخال الطلب إلى الإيفاء

• القدرة على العمل بشكل مستقل مع توقع احتياجات الفريق والعمل