تنفيذي العمليات - خدمات عرض الستاندات

dmg events: Energy Portfolio

هدف الوظيفة

العمل جنبًا إلى جنب مع فريق العمليات للإشراف على المهام المعينة المختلفة والتأكد من تنفيذها في الوقت المناسب وبشكل فعال. يجب على الموظف في العمليات التأكد من أن قسم العمليات يقدم أعلى مستوى من الخدمة للعارضين وفرق العرض، ويقدم التوجيه والتعليقات، خاصة فيما يتعلق بخدمات العارضين والأجنحة.

التواصل مع العارضين ومقاولي الأجنحة للتأكد من حصولهم على جميع المعلومات اللازمة للعرض في الحدث ويمكن منح إذن البناء. إجراء الأعمال دائمًا بطريقة مهنية. تعزيز خدمة العملاء الممتازة من خلال جميع عمليات التواصل مع الفريق.

المسؤوليات الرئيسية

دعم إدارة المشاريع

• إدارة الجداول الزمنية لتواريخ الانطلاق لدليل العارضين بفعالية لضمان وقت كافٍ للعارضين للتخطيط.
• بناء المعرفة بممارسات الصحة والسلامة (H&S) الجيدة قبل الحدث وفي الموقع والمساعدة في فرض تدابير الصحة والسلامة لكل حدث في الموقع.
• تقييم تسليم العمليات بشكل موضوعي لتقارير ما بعد العرض ودعم تنفيذ الكفاءات التشغيلية الموصى بها في الأحداث المستقبلية.
• إنشاء جدول زمني للمواعيد النهائية الرئيسية لفعالياتك المخصصة والتأكد من مشاركة تقارير التقدم أسبوعيًا على الأقل مع فريق العمليات المخصص.
• تخزين جميع الوثائق ذات الصلة على محرك الأقراص المشترك.
• مساعدة فريق العمليات الأوسع في المهام عند الحاجة خارج مخصصاتك.
  
  

دليل العارضين وخدمة العملاء للعارضين والمقاولين

• جمع المحتوى للدليل والتأكد من صحة المواعيد النهائية الرئيسية.
• تحديث المحتوى عند الحاجة
• إرسال بيانات تسجيل الدخول إلى العارضين
• تخصيص العارضين للوكلاء
• إدارة استفسارات العارضين في صناديق البريد المركزية، والرد في 24-48 ساعة كحد أقصى (مدير/مشرف العمليات للمساعدة في التصعيد إذا لزم الأمر)
• إرسال رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني ويمكن إرسالها من خلال عنوان البريد الإلكتروني لمجال العرض ولكن لا ترسل لأكثر من 70 جهة اتصال في وقت واحد. استخدام SFTP لإرسال البيانات
  
  

تصميم الأجنحة

• استلام ومعالجة ومراجعة تقديمات تصميم الأجنحة
• متابعة المعلومات المطلوبة / العناصر المعلقة
• التواصل مع المكان للحصول على الموافقة بما في ذلك إعداد قوائم العارضين الأولية ومخططات الطوابق
• جدولة فحوصات مخطط الطوابق مع فريق الإدارة
• مساعدة / معالجة أي تقديمات لضمان الأداء في المكتب
• إعداد عملية استرداد ضمان الأداء للمالية إذا لزم الأمر
• معالجة الخدمات الإضافية مثل اللافتات، رسوم الطوابق المزدوجة، إلخ.
• تقديم تقارير منتظمة عن حالة تقديمات تصميم الأجنحة إلى مدير العمليات
• فهم لوائح المكان / إرشادات الصحة والسلامة. التأكد من اتباعها دائمًا.
• الحفاظ على قائمة بجميع تغييرات الأجنحة في الموقع
• تزويد مدير العمليات بمساحة الأجنحة / البافيلونات للمعارض التي يعملون عليها.
• إصدار تصاريح المركبات وشارات المقاولين
  
  

تخطيط الطوابق

• قراءة مخططات الطوابق لفهم اللوائح والامتثال لها.
• استخدام AutoCAD لرسم مخططات الطوابق، أو دعم التغييرات الطفيفة.
  
  

إدارة العلاقات والمعرفة الصناعية

• إنشاء بيئة إيجابية ومهنية للعمل فيها.
• التواصل بفعالية مع جميع أعضاء الفريق، والمساهمين، والموردين، والأماكن، وما إلى ذلك، لبناء والحفاظ على علاقات عمل ممتازة.
• بناء والحفاظ على معرفة بالصحة والسلامة ولوائح المكان.
• حضور التدريب ذي الصلة حسب الحاجة.
  
  

التواصل

• ضمان اتصالات مهنية من الدرجة الأولى داخليًا وخارجيًا.
• تقديم تحديثات منتظمة حول قائمة العارضين ومخطط الطوابق بما في ذلك تقديم نماذج الطلبات مثل الواجهات، والكهرباء، إلخ.
• حضور اجتماعات الفريق واجتماعات تخطيط الموردين.
• الرد بسرعة وهدوء على الطلبات من الموردين، وأعضاء الفريق.
• إدارة فريق إدارة الطوابق في الموقع وتقديم تقارير منتظمة إلى قائد العمليات حول التقدم.
• تقديم تقرير بعد الحدث حول الاستفسارات، والحوادث في الموقع، والتوصيات.
  
  

المؤهلات والخبرة والمهارات

المتطلبات الرئيسية للدور

• 1-2 سنوات من الخبرة في المعارض.
• قادر وراغب في السفر إلى دول في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا.
• استباقي وقادر على تحمل المسؤولية.
• القدرة على العمل بهدوء تحت الضغط في بيئة مزدحمة وسريعة ومتغيرة.
• لاعب فريق جيد: قادر على العمل بشكل جيد في فريق.
• منظم ومنهجي، مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• جيد في تعدد المهام والعمل على فعاليات / مشاريع مختلفة في نفس الوقت.
• جيد في حل المشكلات.
• مهارات تواصل جيدة: يمكن التواصل بوضوح وبإيجاز مع المجتمعات والمجموعات المختلفة.
• معرفة بمجموعة MS Office، بما في ذلك: MS Word، PowerPoint، Outlook، وExcel