أخصائي العمليات للمقرات المشتركة
United Nations Development Programme (Iraq)
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 7 ساعات
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
المهام الرئيسية والمسؤوليات:
تقديم المشورة لضمان التنفيذ الفعال لعمليات الخدمات المشتركة مع التركيز على تحقيق النتائج التالية:
- ضمان الامتثال الكامل للعمليات مع قواعد الأمم المتحدة / UNDP، اللوائح، السياسات، وإطار الرقابة الداخلية (ICF).
- تنفيذ استراتيجيات العمليات المؤسسية. وضع أهداف الإدارة ومراقبة تحقيق النتائج. اتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب عند الحاجة.
- المراقبة المستمرة وتحليل البيئة التشغيلية، إعادة ضبط العمليات في الوقت المناسب، تقديم المشورة بشأن الاعتبارات القانونية وتقييم المخاطر.
- تأسيس ترتيبات تعاونية مع الشركاء المحتملين ونظام إدارة العملاء لإدارة الشراكات وأغراض تعبئة الموارد بشكل مناسب.
- تخطيط عمليات الأعمال وتأسيس إجراءات تشغيل معيارية داخلية (SOPs) في الخدمات المشتركة.
- تقديم الدعم لمدير المشروع CP في جميع القضايا المتعلقة بالخدمات المشتركة، بما في ذلك تحديد خدمات جديدة مشتركة (CS)، بدء المفاوضات مع مقدمي الخدمات، صياغة مسودات الاتفاقيات، ومراقبة أداء الخدمات المشتركة.
- بدعم من مدير مشروع CP، تقديم الدعم لرئيس OMT في جميع القضايا المتعلقة بالخدمات المشتركة.
- ضمان الالتزام المنهجي بسياسات وإجراءات UNDP والإرشادات المؤسسية بشأن إدارة المخاطر المؤسسية في وحدة CP.
- تحليل الخدمات المشتركة الحالية وتحديد مجالات جديدة من الفرص حيث يمكن تطوير تدخلات الخدمات المشتركة، أي، الأمن، خدمات النقل والسفر، صيانة المباني، خدمات الهندسة ودعم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
- مراقبة تقدم ترتيبات الخدمات المشتركة وتحديد القيود والتأخيرات لإبلاغ مدير مشروع CP، وتحديد مجالات جديدة من الفرص حيث يمكن تطوير تدخلات الخدمات المشتركة بشكل أكبر.
- تطوير آلية جديدة ومحسنة للخدمات المشتركة ومراجعتها بانتظام بهدف الحفاظ على توافقها مع نطاق الخدمات المشتركة المتغير في العراق. الإشراف على ترتيب تقاسم تكاليف الخدمات المشتركة. ضمان تطوير خطط العمل والميزانيات السنوية للخدمات المشتركة في الوقت المناسب، حسب الحاجة.
- تقديم المشورة بشأن إنشاء مقرات مشتركة، بما في ذلك تحليل التكلفة والفائدة والتنسيق مع الوكالات والمنظمات المتجاورة.
- تقديم مدخلات فنية متخصصة لإعداد جميع الوثائق المناسبة (مثل RFQ، RFP، ITB) على جميع عقود البائعين المتعلقة بالمقرات والمرافق المشتركة. يجب تقديم المدخلات الفنية بطريقة فعالة من حيث التكلفة وأخلاقية وفي الوقت المناسب وفقًا للوائح والقواعد المالية والإدارية للأمم المتحدة / UNDP لضمان استمرارية الأعمال والقيمة مقابل المال.
ضمان إدارة فعالة وموثوقة ودقيقة للموارد المالية:
- ضمان التخطيط السليم للموارد المالية لوحدة CP، وتتبع وتسجيل النفقات وفقًا لـ IPSAS، وتدقيق الموارد المالية، بما في ذلك الدخل الإضافي وفقًا لقواعد ولوائح UNDP.
- الإشراف على عملية إدارة المساهمات والمحاسبة عن المساهمات لضمان التعرف بشكل صحيح على الأموال المستحقة للأمم المتحدة / UNDP وتصنيفها وتسجيلها بشكل متسق وموحد في الوقت المناسب، واستلامها مع الوثائق الداعمة الكافية.
- تنفيذ التفويضات المناسبة في ERP لموافقات المعاملات الخاصة بالقسائم والخزينة.
- تنظيم آليات استرداد التكاليف للخدمات المقدمة لوكالات الأمم المتحدة التي تشمل ضمان الإعداد في الوقت المناسب للفواتير الأولية لوكالات الأمم المتحدة والمنظمات غير التابعة للأمم المتحدة.
- التعاون مع مكتب الأمم المتحدة في البلد بشأن عمليات إدارة النقد لوحدة CP، بما في ذلك إدارة السيولة، وتقييم المخاطر، والمحاسبة والتسوية في الوقت المناسب لجميع المعاملات، وأصول الأمان في الموقع.
- مراقبة تقارير الاستثناء المالي للنشاطات و/أو المعاملات غير العادية؛ والتحقيق في الشذوذات أو المعاملات غير العادية. ضمان إبلاغ الموظفين المناسبين في وحدة CP وHQ بالأمم المتحدة / UNDP بنتائج التحقيق عندما لا يتم الحصول على إجابات مرضية.
- العمل كعضو في لجنة توقيع البنك، حسب الحاجة.
- ضمان تحديد جميع المعاملات المالية وتسجيلها والتحقق منها وفقًا لـ IPSAS كما هو موضح في السياسات والإجراءات المؤسسية
ضمان توفير خدمات فعالة في مجالات المشتريات، والتواصل الحكومي، والخدمات اللوجستية والخدمات الإدارية:
- ضمان امتثال وحدة CP للقواعد واللوائح المؤسسية المتعلقة بالمشتريات واللوجستيات.
- تطوير استراتيجيات المشتريات لوحدة CP بما في ذلك البحث عن المصادر، واختيار الموردين وتقييمهم، وضمان الجودة، وإدارة علاقات العملاء، ونظام تقييم أداء الموردين بالتنسيق الوثيق والتعاون مع وحدة المشتريات في المكتب.
- تطوير خطة المشتريات لوحدة CP وضمان إدارة العقود بشكل مناسب، مع توقع المنازعات المحتملة بالتنسيق الوثيق والتعاون مع وحدة المشتريات في المكتب.
- تطوير استراتيجية التواصل الحكومي والخدمات اللوجستية لوحدة CP بما في ذلك حزمة من الخدمات تشمل خدمات التواصل، الوساطة، التيسير والتمثيل.
- تطوير خطة التواصل الحكومي لوحدة CP وضمان خدمات النقل الآمنة والمريحة للعملاء
- الإشراف على عمليات المشتريات والخدمات اللوجستية لوحدة CP بما يتوافق مع مبادئ وإرشادات المشتريات.
- ضمان الإدارة السليمة لأصول ووحدات ومرافق UNDP، والخدمات اللوجستية، والتواصل الحكومي والخدمات الإدارية، بما في ذلك الامتثال الكامل لـ IPSAS أثناء الشراء والاستخدام والتخلص من أصول وحدة CP.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
درجة جامعية متقدمة (درجة الماجستير أو ما يعادلها) في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، المالية، الاقتصاد، أو مجال ذي صلة مطلوب. أو
درجة جامعية من المستوى الأول (درجة البكالوريوس) في المجالات المذكورة أعلاه، مع إضافة سنتين من الخبرة المؤهلة ستؤخذ بعين الاعتبار بدلاً من الدرجة الجامعية المتقدمة.
حد أدنى من 5 سنوات (مع درجة الماجستير) أو 7 سنوات (مع درجة البكالوريوس) من الخبرة ذات الصلة على المستوى الوطني أو الدولي في تقديم خدمات استشارية إدارية و/أو إدارة الأنظمة التشغيلية وإقامة علاقات مع المنظمات الدولية والحكومات الوطنية.
الخبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر، وحزم برامج المكتب (MS Word، Excel، إلخ)، وأنظمة الإدارة المستندة إلى الويب مثل ERP مطلوبة.
الخبرة والمعرفة الجيدة بالمحاسبة على أساس الاستحقاق، IPSAS أو IFRS مرغوبة بشدة.
الخبرة السابقة ذات الصلة مع الأمم المتحدة / UNDP في خدمات شائعة / إدارة المباني مرغوبة.
الخبرة السابقة في الدول المتأثرة بالأزمات ميزة.
معرفة Quantum أو ERP ذات الصلة ميزة.
الخبرة في إدارة المالية ميزة
الخبرة في إدارة المشتريات ميزة.
الخبرة في الإشراف وإدارة فريق كبير ميزة.
الخبرة المثبتة في العمل مع عدة شركاء وأصحاب المصلحة ميزة
إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا مطلوبة.
القطاع المهني للشركة
- منظمات غير حكومية
- خدمات اجتماعية
- منظمات غير ربحية
المجال الوظيفي / القسم
- إدخال البيانات
- العمليات
- عمليات المكاتب الخلفية
الكلمات الرئيسية
- أخصائي العمليات للمقرات المشتركة
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
United Nations Development Programme (Iraq)
The UNDP Iraq Country Office administers and manages common premises and shared services on behalf of the co-located UN agencies, funds, and programs. The Common Premises (CP) Unit is established to ensure the efficient, secure, and cost-effective management of all common premises, assets, and services. The unit's objective is to provide high-quality support services to all Participating Agencies, enabling them to focus on their core mandates. Under the overall guidance of the Deputy Resident Representative Operations and direct supervision of the Project Manager Head of Common Premises (CP) Unit, the Operations Specialist-Common Premises , leads and guides the Common Premises (CP) Operations section, Government liaison and logistics unit, Admin and transportation unit with functional link (matrix supervision) to the Client Management and Welfare Unit, Engineering and Facilities Unit, ICT Unit and UN clinic and fosters collaboration within the teams. The Operations Specialist works in close collaboration with other UN Agencies, UNDP HQ, non-UN organizations and Government officials to successfully deliver the CP mandate. The Operations Specialist - CP - works daily with colleagues of the UN Agencies within the framework of the Operations Management Team (OMT), including the head of agencies and the CP steering committee. The incumbent of the Operations Specialist - CP post must be able to develop and maintain viable working relationships with colleagues across the UN Agencies and non-UN organizations and be able to work with them in a responsive client orientation and in a problem-solving mode. UNDP adopts a portfolio approach to accommodate changing business needs and leverage linkages across interventions to achieve its strategic goals. Therefore, UNDP personnel are expected to work across units, functions, teams, and projects in multidisciplinary teams in order to enhance and enable horizontal collaboration.