جمعية الملاك-مشرف المجتمع

LEAD – Real Estate Developer

ملخص الوظيفة

تحت إشراف جمعية المالكون/مدير المجتمع، تقديم خدمات إدارة المجتمع لمحفظة معينة. علاوة على ذلك، التأكد من الامتثال للقواعد والتنظيمات والتشريعات ذات الصلة من قبل النفس، العميل والمستخدمين النهائيين.

مسؤول عن إدارة طلبات العملاء لجميع المحفظة. كونه نقطة الاتصال الأولى.

يكون المشرف مسؤولاً بشكل عام عن إدارة محفظة المجتمع المعينة والتي تشمل، على سبيل المثال لا الحصر، العمليات والإشراف في الموقع، المالية، الإدارة العامة، إدارة العلاقات، المالكون، ومراقبة مقدمي الخدمات، والمقاولين، وجميع الكيانات الأخرى الذين يساهمون بشكل مباشر أو غير مباشر في إدارة وعمليات المجتمع.

المهام الرئيسية والمسؤوليات

• يضمن الامتثال الكامل للمستندات الحاكمة، القانون والتوجيهات therein.
• يدير العلاقات مع الملاك/السكان.
• يلبي المتطلبات السرية والإدارية للمجتمع (محاضر الاجتماعات، التقارير، العروض التقديمية، الرسائل، الإشعارات، إلخ.)
• يدير المناطق والخدمات المشتركة في المجتمع (المباني، المرافق، البنية التحتية، وتنسيق الحدائق، الخدمات الناعمة والصعبة).
• يدير العقود أو الاتفاقيات مع جميع الأطراف الذين يمارسون الأعمال أو يتعاملون مع المجتمع، كما قد يكون ذلك قابلاً للتطبيق ومكلفاً له/لها من وقت لآخر.
• يدير المراجعات وينفذ طرقاً للتواصل أو التحديثات المنتظمة مع أعضاء المجتمع، السكان، إلخ.
• يتواصل مع السلطات الحكومية بشأن القضايا المتعلقة بالمجتمع كلما كان ذلك ضرورياً من وقت لآخر.

الشؤون المالية

• يدير ميزانيات رسوم خدمات المجتمع من خلال ممارسة العناية الواجبة والتحكم في التكاليف لضمان عدم تجاوز النفقات الميزانية.
• يستعرض الفواتير الواردة ويعالجها للدفع في الوقت المناسب للأطراف المعنية.
• يدير الشؤون المالية للمجتمع، التأمينات وتنفيذ المطالبات ذات الصلة.
• يستعرض ويقترح مبادرات لزيادة دخل المجتمع وتوفير التكاليف.
• إدارة مقدمي خدمات إدارة المجتمع.
• إدارة جميع جوانب الإدارة، الأمن، التنظيف، خدمة صف السيارات، الخدمات الهندسية، خدمات تنظيف الواجهة. ضمان التحسين المستمر لجميع الخدمات وإجراءات التفتيش.
• كن متاحًا 24/7 للتعامل مع الطوارئ خارج ساعات العمل حسب الحاجة مثل الفيضانات، الحرائق والحوادث مع فريق الدعم في المكتب الرئيسي في أوقات الاستجابة المتفق عليها.
• مراقبة الصيانة الوقائية، التفاعلية، الطارئة، والاستبدال المخطط.
• إدارة الضمانات وإدارات المسؤولية عن العيوب للمعدات.
• تنسيق والتخطيط مع الإدارات المعنية لخدمات المركز الأساسية مثل الاستقبال، الأمن، الصيانة، البريد، الأرشفة، التنظيف، التموين، التخلص من النفايات وإعادة التدوير.
• ضمان أن المبنى يلبي متطلبات الصحة والسلامة وأن المرافق تتوافق مع التشريعات.
• التحقق من أن العمل المتفق عليه من قبل الموظفين أو المقاولين قد تم إنجازه بشكل مرضٍ ومتابعة أي نقص.
• استخدام تقنيات إدارة الأداء لمراقبة وإظهار تحقيق مستويات الخدمة المتفق عليها ولقيادة التحسين.
• الاستجابة بشكل مناسب للطوارئ أو القضايا العاجلة عند ظهورها والتعامل مع العواقب.
• تنظيم اجتماعات منتظمة مع جميع أصحاب المصلحة في العمليات لدفع إدارة الموقع بشكل عام.
• تقديم المشورة للإدارة العليا بشأن أي عدم امتثال أو عدم أداء لمقدمي الخدمات والتوصية باتخاذ الإجراءات المناسبة (استباقية، تفاعلية، تصحيحية).

خدمات العملاء

• يضمن التواصل في الوقت المناسب مع العملاء.
• يحل شكاوى العملاء ويقلل من القضايا التي يتم تصعيدها إلى الإدارة العليا.
• يضع نشرات أو تحديثات مجتمعية على أساس شهري أو ربع سنوي.

التقارير

• يعد التقارير المجدولة والتقارير العارضة للإدارة العليا.
• يعد العروض التقديمية والتحليلات حسب الحاجة من وقت لآخر.

الكفاءات الفنية

• درجة البكالوريوس في المحاسبة، الهندسة، العقارات أو الأعمال ميزة مميزة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المجتمع.
• تعتبر خبرة التطوير الرئيسية عالية القيمة.

الكفاءات السلوكية

• مهارات ممتازة في التواصل، اللغة والكتابة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• شخص إيجابي، متحمس، يركز على العملاء ويحب لقاء الناس - شخصية تسعى لتحقيق الأهداف.
• قادر على العمل وتقديم الأداء تحت ضغط مستمر.
• فهم شامل لجميع قوانين وتنظيمات JOP في أبوظبي.
• فهم متوسط للمحاسبة المالية وإعداد الميزانيات لـ JOPs.
• إجادة استخدام منتجات مايكروسوفت مثل Excel، Word، البريد الإلكتروني.
• مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات إدارة الوقت.
• مهارات التفكير التحليلي وحل المشكلات.

إخلاء المسؤولية: المهام والمسؤوليات الموصوفة أعلاه ليست قائمة شاملة وقد يتم تكليف الموظف بمهام إضافية من وقت لآخر؛ أو قد يتغير نطاق الوظيفة كما تقتضي متطلبات العمل.