جمعية الملاك-مشرف المجتمع

LEAD – Real Estate Developer

ملخص الوظيفة

تحت إشراف جمعية الملاك / مدير المجتمع، تقديم خدمات إدارة المجتمع لمحفظة معينة. علاوة على ذلك، التأكد من الامتثال للقواعد واللوائح والتشريعات ذات الصلة من قبل النفس، العميل والمستخدمين النهائيين.

مسؤول عن إدارة طلبات العملاء لجميع المحفظة. كونك نقطة الاتصال الأولى.

يكون المشرف مسؤولاً بشكل عام عن إدارة المحفظة المجتمعية المعينة والتي تشمل، ولكن لا تقتصر على، عمليات الموقع والإشراف، المالية، الإدارة العامة، إدارة العلاقات، الملاك، مراقبة مقدمي الخدمات، المقاولين، وجميع الكيانات الأخرى التي تسهم بشكل مباشر أو غير مباشر في إدارة وعمليات المجتمع.

الواجبات والمسؤوليات الرئيسية

• يضمن الامتثال الكامل لوثائق الحوكمة، والقانون والإرشادات therein.
• يدير العلاقات مع الملاك / السكان.
• يعتني بالمتطلبات السكرتارية والإدارية للمجتمع (محاضر الاجتماعات، التقارير، العروض، الرسائل، الإشعارات، إلخ)
• يدير المناطق المشتركة والخدمات في المجتمع (المباني، المرافق، البنية التحتية، والتنسيق، والخدمات اللينة والصلبة.
• يدير العقود أو الاتفاقيات مع جميع الأطراف التي تتعامل مع المجتمع، حسبما قد يكون قابلًا للتطبيق ومكلفًا له من حين لآخر.
• يدير المراجعات ويطبق طرقًا للاتصالات أو التحديثات المنتظمة مع أعضاء المجتمع، والسكان، إلخ.
• يتواصل مع السلطات الحكومية بشأن القضايا المتعلقة بالمجتمع بشكل متكرر أو حسب الحاجة من حين لآخر.

المالية

• يدير ميزانيات رسوم خدمات المجتمع من خلال ممارسة العناية الواجبة والتحكم في التكاليف لضمان عدم تجاوز النفقات للميزانية.
• يراجع الفواتير الواردة ويعالجها للمدفوعات في الوقت المناسب للأطراف المعنية.
• يدير الشؤون المالية للمجتمع، والتأمينات وتنفيذ المطالبات ذات الصلة.
• يراجع ويقترح مبادرات لزيادة دخل المجتمع وتوفير التكاليف.
• إدارة مقدمي خدمات إدارة المجتمع.
• إدارة جميع جوانب الإدارة، والأمن، والتنظيف، وخدمة صف السيارات، وMEP، وخدمات تنظيف الواجهة. ضمان التحسين المستمر لجميع الخدمات وإجراءات التفتيش.
• كن متاحًا 24/7 للتعامل مع الطوارئ خارج ساعات العمل حسب الحاجة مثل الفيضانات، والحرائق والحوادث مع فريق الدعم في المكتب الرئيسي في أوقات الاستجابة المتفق عليها.
• مراقبة الصيانة الوقائية، التفاعلية، الطارئة، والصيانة المخطط لها.
• إدارة الضمانات وإدارات مسؤولية العيوب للمعدات.
• تنسيق والتخطيط مع الإدارات المعنية للخدمات المركزية الأساسية مثل الاستقبال، والأمن، والصيانة، والبريد، والأرشفة، والتنظيف، والتموين، والتخلص من النفايات وإعادة التدوير.
• ضمان تلبية المبنى لمتطلبات الصحة والسلامة وأن المرافق تتوافق مع التشريعات.
• التحقق من أن العمل المتفق عليه من قبل الموظفين أو المقاولين قد تم إنجازه بشكل مرضٍ ومتابعة أي نقص.
• استخدام تقنيات إدارة الأداء لمراقبة وإظهار تحقيق مستويات الخدمة المتفق عليها وقيادة التحسين.
• الرد بشكل مناسب على الطوارئ أو القضايا العاجلة عند ظهورها والتعامل مع العواقب.
• تنظيم اجتماعات منتظمة مع جميع أصحاب المصلحة في العمليات لدفع إدارة الموقع العامة.
• ينصح الإدارة العليا بشأن أي عدم امتثال أو عدم أداء لمقدمي الخدمات ويوصي بالإجراءات المناسبة التي يجب اتخاذها (استباقية، تفاعلية، تصحيحية).

خدمات العملاء

• يضمن اتصالات العملاء في الوقت المناسب مع العملاء.
• يحل شكاوى العملاء ويقلل من القضايا التي تصعد إلى الإدارة العليا.
• يطور نشرات أو تحديثات مجتمعية على أساس شهري أو ربع سنوي.

التقارير

• يعد التقارير المجدولة والعرضية للإدارة العليا.
• يعد العروض التقديمية والتحليلات حسبما قد يكون مطلوبًا من حين لآخر.

الكفاءات التقنية

• درجة البكاليوس في المحاسبة، الهندسة، العقارات أو الأعمال ميزة مميزة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المجتمع.
• تجربة تطوير رئيسية تعتبر محل تقدير كبير.

الكفاءات السلوكية

• مهارات ممتازة في التواصل واللغة والكتابة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• شخص إيجابي، متحمس، يركز على العملاء يحب لقاء الناس - لديه طموح.
• قادر على العمل وتقديم النتائج تحت ضغط مستمر.
• فهم شامل لجميع قوانين ولوائح JOP في أبوظبي.
• فهم متوسط للمحاسبة المالية والميزانية لـ JOPs.
• إجادة منتجات Microsoft مثل Excel وWord والبريد الإلكتروني.
• مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات إدارة الوقت.
• مهارات التفكير التحليلي وحل المشكلات.

إخلاء المسؤولية: الواجبات والمسؤوليات الموصوفة أعلاه ليست قائمة شاملة وقد يتم تعيين مهام إضافية للموظف من وقت لآخر؛ أو قد يتغير نطاق الوظيفة حسب متطلبات العمل.