مساعد شخصي

Phi Management

المسؤوليات والواجبات

• تمثيل الرئيس التنفيذي في الترحيب ومتابعة العملاء، وضمان التواصل والدعم المهني.
• حضور الاجتماعات (المحلية والدولية) حسب الحاجة، إعداد محاضر دقيقة، ومتابعة عناصر العمل.
• صياغة وإدارة المراسلات والتقارير والمستندات باللغة العربية والإنجليزية حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.
• تنظيم وصيانة التقويمات والأنشطة المهنية للرئيس التنفيذي ونائب الرئيس التنفيذي.
• مرافقة الرئيس التنفيذي في رحلات العمل، وإدارة الأجندات واللوجستيات (الرحلات، الإقامة، النقل)، والمتطلبات في الموقع.
• دعم الرئيس التنفيذي ونائب الرئيس التنفيذي خلال المؤتمرات والتدريبات والفعاليات.
• التنسيق مع خبراء الموضوع والمساهمين لدعم المشاريع الجارية.
• تتبع ومتابعة مبادرات الرئيس التنفيذي المتعلقة بالمبيعات وتطوير الأعمال ونمو المؤسسة.
• إعداد مستندات المشاريع والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات.
• تنظيم والاستعداد لاجتماعات مجلس الإدارة (الأجندات، المستندات، اللوجستيات، المرطبات).
• إدارة ترتيبات السفر الشخصي والعائلي للرئيس التنفيذي، بما في ذلك الحجوزات والجداول.
• التعامل مع المهام الشخصية وإدارة التقويمات الشخصية للرئيس التنفيذي ونائب الرئيس التنفيذي عند الحاجة.
• التواصل مع المساهمين الداخليين والخارجيين لضمان المتابعة الفورية على الإجراءات والتواصل.
• ضمان التواصل الفعال والمنظم والمحدث للرئيس التنفيذي مع جميع المساهمين.

المهارات والكفاءات

• مهارات تواصل كتابية وشفهية بارزة.
• قدرات تنظيمية قوية، والتخطيط، وإدارة الوقت.
• اهتمام كبير بالتفاصيل، والدقة، والاحترافية.
• قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات، والأداء تحت الضغط.
• سري، موثوق، وماهر في التعامل مع المعلومات السرية.
• عقلية استباقية وقابلة للتكيف وموجهة نحو الحلول.
• إجادة متقدمة في Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint)، Google Workspace، Teams، وZoom.
• خبرة في إدارة التقويم، وتنسيق السفر، ولوجستيات الاجتماعات، وتدوين المحاضر.