مساعد شخصي

Aldar Education

وصف الوظيفة

تبحث كرانلي أبوظبي حاليًا عن مساعد شخصي لفريق القيادة العليا للمرحلة التمهيدية والمرحلة التحضيرية. هذه فرصة مثيرة للانضمام إلى عائلة مدارس الدار الناجحة للغاية وللمساعدة في تشكيل مستقبل مجموعة المدارس الرائدة في أبوظبي. تقع كرانلي أبوظبي عند مدخل المنطقة الثقافية الناشئة في السعديات، بما يتماشى مع شعار المدرسة، من الثقافة تأتي القوة. تم بناء الحرم الجامعي المصمم خصيصًا على سبعة هكتارات، ويقع على بعد دقائق من جامعة نيويورك أبوظبي وشاطئ السعديات الجميل، بالإضافة إلى متحف اللوفر أبوظبي المذهل وكلية بيركلي للموسيقى النابضة بالحياة. بالإضافة إلى المنهج الأكاديمي الواسع، توفر روتيننا اليومي ثروة من الفرص التي تسمح للطلاب باستكشاف مجموعة كاملة من مواهبهم في الفنون الجميلة، والفنون المسرحية، والموسيقى، والرياضة، وأنشطة أخرى مثل الجمباز، والغولف، وركوب الخيل، والمناظرات على سبيل المثال لا الحصر. تحقق من صفحتنا على فيسبوك للحصول على فكرة أفضل عن الحياة اليومية في كرانلي أبوظبي. يعمل المساعد الشخصي لفريق القيادة العليا كنقطة الاتصال الرئيسية لفريق القيادة العليا، حيث يدير جداولهم، ويحافظ على الأنظمة الإدارية، ويتعامل مع الملفات، والمهام السكرتارية، والمهام الإدارية العامة. بالإضافة إلى ذلك، يشرف المساعد الشخصي على خدمات المكتب ويعمل كحلقة وصل رئيسية للآباء الذين يسعون للقاء أي عضو من الفريق. نحن نبحث عن موظفين من الدرجة الأولى للانضمام إلى فريقنا النابض بالحياة والعمل معنا في سعيانا نحو التميز. ستعكس الحزم الجذابة احترافية موظفينا والقيمة التي نضعها عليهم.المسؤولياتالمسؤوليات العامة: الرد على المكالمات الهاتفية وإدارة رسائل الهاتف. الحفاظ على أنظمة الملفات الورقية والرقمية. استقبال الزوار وإدارة عملية التسجيل. تقديم أو ترتيب المرطبات للزوار. الحفاظ على تواصل قوي وعلاقات جيدة مع الموظفين الإداريين وغرفة الموظفين. تعزيز العلاقات الإيجابية بين فريق القيادة العليا وغرفة الموظفين والآباء والآباء المحتملين. المسؤوليات المحددة: إدارة المواعيد: جدولة المواعيد للآباء الحاليين، والطلاب، أو الموظفين للاجتماع مع أعضاء فريق القيادة العليا. تنسيق المواعيد لأعضاء فريق القيادة العليا الذين يزورون مدارس أخرى. مراقبة تقدم تقييمات الموظفين والتأكد من إعداد جميع الوثائق المطلوبة قبل الاجتماعات. تنظيم ترتيبات السفر لأعضاء فريق القيادة العليا. التنسيق مع الموظفين لضمان الاستخدام الأمثل لوقت أعضاء فريق القيادة العليا. إدارة المراسلات: الرد على الدعوات وطلبات الدورات نيابة عن فريق القيادة العليا. إرسال الدعوات للموظفين والمشاهير لحضور فعاليات المدرسة. مراقبة البريد الوارد وفحص الرسائل الإلكترونية. توزيع المعلومات من فريق القيادة العليا على الموظفين، بما في ذلك النسخ والتوزيع للدقائق والمراسلات الأخرى. دعم مساعد المدير وتولي المهام عند الحاجة. إعداد وإرسال المواد للموظفين عبر أمين الصندوق أو سكرتيرهم. صياغة، تحرير، وإنهاء الرسائل أو الخطابات نيابة عن فريق القيادة العليا. الواجبات الإدارية العامة: إدارة والحفاظ على سجلات الطلاب (الماضية والحالية). تحديث وتوزيع معلومات التواريخ المستقبلية. تجميع وتحديث تفاصيل الاتصال الخاصة بإجازات الموظفين في كل فصل دراسي. إعداد وكتابة المراسلات. ضمان تحديث نظام المعلومات الإدارية. المساعدة في تنظيم ودعم الفعاليات الكبرى في المدرسة. تقديم الضيافة والرعاية لزوار المدرسة والمشاهير. البقاء على اطلاع حول الأحداث المهمة في حياة الزملاء (مثل المواليد، anniversaries، الأمراض) وإحاطة فريق القيادة العليا بذلك. إعداد وتوزيع محاضر الاجتماعات الأسبوعية للموظفين والاجتماعات الأخرى حسب الحاجة. مراقبة وإدارة الميزانيات المرتبطة بأعضاء فريق القيادة العليا. التواصل مع مزودي التطوير المهني الخارجيين والمساعدة في تنظيم الدورات والفعاليات. دعم القبول/التسويق: مساعدة رئيس القبول في الحفاظ على بيانات المدرسة الثانوية المحدثة. دعم قسم القبول والتسويق خلال الفترات الذروة. التوقعات العامة: العمل كنقطة الاتصال الأولى لفريق القيادة العليا، مع إظهار التقدير واللباقة لضمان التعامل مع الزوار والمتصلين بشكل احترافي. خلق بيئة فعالة ومرحب بها في جميع الأوقات. الحفاظ على سرية تامة وتقدير في جميع الأمور. المرونة للعمل في الصباح الباكر و/أو في المساء المتأخر. القيام بأي واجبات إضافية معقولة يطلبها المدير لدعم المدرسة. المؤهلات المؤهلات الدنيا: درجة بكاليوس في أي تخصص أو مؤهل مهني معادل. الحد الأدنى من الخبرة: سنتان على الأقل من الخبرة في دور مساعد شخصي أو إداري أو سكرتاري. الخبرة السابقة في مدرسة أو بيئة تعليمية تعتبر ميزة ولكنها ليست ضرورية. المعرفة والمهارات المحددة للوظيفة: إدارة المواعيد والجدول الزمني: القدرة المثبتة على إدارة المواعيد المعقدة، وتنسيق المواعيد، وضمان الاستخدام الفعال للوقت. مهارات التواصل القوية: مهارات التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية ممتازة للتفاعل بفعالية مع الموظفين والآباء والمساهمين الخارجيين. مهارات التنظيم: القدرة القوية على إدارة أنظمة الملفات، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتنظيم الموارد بكفاءة. الاحترافية: مستوى عالٍ من التقدير والسرية والموثوقية، مع اهتمام قوي بالتفاصيل. المهارات الشخصية: سلوك إيجابي وقابل للتواصل، مع القدرة على بناء علاقات قوية مع الموظفين والآباء والزوار. تنسيق الفعاليات: خبرة في دعم تنظيم الاجتماعات والفعاليات والضيافة للزوار. الكفاءة في تكنولوجيا المعلومات: الكفاءة في استخدام مجموعة أوفيس، ونظم المعلومات الإدارية، وأدوات البرمجيات ذات الصلة الأخرى. القدرة على التكيف والمرونة: القدرة على إدارة عبء عمل ديناميكي وتحديد أولويات المهام في بيئة سريعة. التعاون في الفريق: الرغبة في العمل عن كثب مع الموظفين ودعم الفرق المختلفة داخل المدرسة. حل المشكلات: القدرة على إدارة المهام وحل المشكلات بشكل مستقل. الانتباه للتفاصيل: ضمان الدقة في جميع المراسلات، وحفظ السجلات، والعمليات الإدارية.