مساعد شخصي

Client of Talentmate

دور المساعد الشخصي حيوي في ضمان سير العمل بسلاسة في منظمة أو حياة مسؤول تنفيذي. كمساعد شخصي، سيتم تكليفك بإدارة مهام متنوعة تتراوح من الواجبات التنظيمية، الجدولة، التواصل، الوظائف الإدارية، وأكثر من ذلك. ستعمل غالبًا كنقطة الاتصال الأولى، تدير التواصل والمراسلات بشكل فعال. المرشح المناسب لهذه الوظيفة سيكون شخصًا يمتلك مهارات تنظيم استثنائية، القدرة على تعدد المهام، وفهم دقيق للحدود الشخصية والمهنية. ستعمل بشكل وثيق مع صاحب العمل لضمان أن جدولهم الزمني محدد بوضوح، والمواعيد النهائية يتم الالتزام بها، والالتزامات يتم الوفاء بها. ستكون حكمتك واحترافيتك في غاية الأهمية أثناء التعامل مع المعلومات الحساسة وتمثيل سمعة صاحب العمل أو المنظمة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم تقويمات المسؤول التنفيذي، الاجتماعات، والمواعيد بكفاءة.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات، الإقامة، والمسارات.
• التعامل مع المراسلات بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، والبريد نيابة عن المسؤول التنفيذي.
• المساعدة في إعداد التقارير، العروض التقديمية، وغيرها من الوثائق اللازمة.
• التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات الحكم والاحترافية.
• تكون حلقة وصل بين المسؤول التنفيذي وأعضاء الفريق الآخرين أو جهات الاتصال الخارجية.
• تنظيم وصيانة أنظمة المكتب بما في ذلك إدارة البيانات والأرشفة.
• تخطيط وتنسيق الفعاليات، الغداء، والاجتماعات حسب متطلبات المسؤول التنفيذي.
• المساعدة في المهام الشخصية لدعم توازن حياة المسؤول التنفيذي وعمله.
• مراقبة والرد على الاتصالات الواردة كما يوجه المسؤول التنفيذي.
• إعداد جداول الأعمال، والإحاطات، والوثائق الخلفية للاجتماعات والمؤتمرات.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات للمساعدة في اتخاذ القرار وتنفيذ المهام.

المتطلبات

• خبرة سابقة كمساعد شخصي أو في دور إداري مرتبط.
• مهارات إدارة الوقت والتنظيم الاستثنائية مطلوبة.
• إجادة برامج المكتب بما في ذلك مجموعة Microsoft Office وأدوات الجدولة.
• مهارات التواصل القوية كتابيًا وشفهيًا ضرورية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بدرجة عالية من السرية.
• المرونة في التكيف مع الأولويات المتغيرة ومختلف المهام بكفاءة.
• سلوك احترافي والقدرة على تمثيل المسؤول التنفيذي في غيابه.