مساعد شخصي

Client of Talentmate

يلعب المساعد الشخصي (PA) دورًا حيويًا وديناميكيًا في ضمان سير العمليات اليومية للمديرين بسلاسة من خلال إدارة جداولهم ومراسلاتهم بكفاءة. تعتبر هذه الوظيفة أساسية للمهنيين رفيعي المستوى، حيث تقدم دعمًا إداريًا حيويًا يمكّنهم من التركيز على المهام الاستراتيجية واتخاذ القرار. كـ PA، ستكون حلقة الوصل الرئيسية للتواصل الداخلي والخارجي، وتنسيق الترتيبات المهنية والشخصية المختلفة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر. من المتوقع أن تكون نشطًا، قادرًا على توقع الاحتياجات، وتقديم المساعدة الموجهة نحو الحلول بسرعة. المرشح المثالي يزدهر في بيئة سريعة الوتيرة، وقابل للتكيف مع التغيير، ومريح في العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق.

المسؤوليات

• إدارة جداول المديرين بكفاءة، بما في ذلك الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• تكون النقطة الرئيسية للتواصل بين المديرين والمساهمين الداخليين أو الخارجيين.
• تنسيق وإعداد مواد الاجتماعات، والأجندات، ومهام المتابعة بدقة.
• التعامل مع الوثائق والمراسلات السرية بأمان، مع الحفاظ على كامل السرية.
• المساعدة في إعداد وتحرير التقارير، والعروض التقديمية، والمراسلات.
• إجراء بحوث للمساعدة في التحضير للاجتماعات وقرارات الأعمال.
• تنظيم وصيانة أنظمة الملفات وقواعد البيانات الخاصة بالمدير لضمان الكفاءة.
• فحص والرد على المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، وأشكال أخرى من التواصل بسرعة.
• إدارة والإشراف على المشاريع الخاصة كما هو موجه من قبل المدير، مع ضمان الإنجاز في الوقت المحدد.
• التواصل مع الأقسام الداخلية والاتصالات الخارجية لتحقيق أهداف المدير.
• تقديم المساعدة الشخصية في تنظيم الشؤون الشخصية لدعم التوازن بين العمل والحياة.
• تنظيم الفعاليات الاجتماعية أو الاجتماعات خارج الموقع كما يتطلب المدير أو المنظمة.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو دور دعم إداري مشابه.
• مهارات تنظيمية استثنائية وإدارة الوقت اللازمة لتقديم الدعم الفعال.
• مهارات تواصل قوية، شفوية وكتابية، لتبادل المعلومات بوضوح.
• السرية والموثوقية للتعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية.
• إجادة استخدام مجموعة MS Office ومعرفة بتقنيات المكتب الحديثة.
• القدرة على القيام بعدة مهام بكفاءة وتحديد الأولويات تحت الضغط.
• توفر مرن لتلبية احتياجات الجدولة المتنوعة للمديرين.