مساعد شخصي

Client of Talentmate

المسؤوليات

• إدارة وصيانة تقويم التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات بكفاءة.
• تنسيق وإدارة ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بشكل احترافي.
• إعداد وتحرير المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية مع الانتباه للتفاصيل.
• تنظيم الفعاليات، والاجتماعات، والمؤتمرات بالتعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• إجراء البحوث المطلوبة للتقارير أو اتخاذ القرارات وتقديم النتائج بوضوح.
• الحفاظ على أنظمة الملفات وإدارتها، مع ضمان دقة الوثائق وتحديثها.
• تقديم الدعم الشخصي مثل القيام بالمهام أو المساعدة في المهام الشخصية عند الحاجة.
• العمل كحلقة وصل بين التنفيذي والأقسام الأخرى أو جهات الاتصال الخارجية.
• إدارة المشاريع الخاصة حسب التكليف وضمان تسليمها في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
• مراقبة جدولة الصيانة الدورية لأي معدات مكتبية وطلب المستلزمات.
• تنفيذ وتطبيق سياسات الشركة في جميع المعاملات والأنشطة ضمن نطاق العمل.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو في دور إداري ذي صلة.
• مهارات إدارة الوقت ممتازة والقدرة على تحديد أولويات المهام بفعالية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية للتفاعل الواضح والموجز.
• مستوى عالٍ من الحرص والسرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
• إجادة استخدام مجموعة MS Office، والبريد الإلكتروني، وأدوات إدارة الجداول الزمنية.
• منظم جيدًا واستباقي، يظهر المبادرة في إدارة المهام وحل المشكلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على الانتباه للتفاصيل والدقة.