مساعد شخصي Innovo Build LLC

المسؤوليات في كلا المجالين الشخصي والمهني التي ستكون مسؤولاً عنها:

الدعم الإداري:

• إدارة تقويم المسؤول التنفيذي، جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• إدارة التقويم بفعالية لتجنب تضارب الأوقات (المواعيد التجارية والشخصية).
• تقديم تذكيرات للاجتماعات/المواعيد القادمة وملخص يومي.
• إعداد وتحرير المراسلات، الاتصالات، العروض التقديمية، والمستندات الأخرى.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية.
• تنسيق وإدارة المشاريع الخاصة كما هو موكل من قبل المسؤول التنفيذي.
• تنسيق وإعداد المواد للاجتماعات والتقارير عند الطلب.
• إجراء الأبحاث وجمع المعلومات حول مواضيع متنوعة.
• الحفاظ على تحديث الملفات السرية، والسجلات، وقواعد البيانات.
• تنظيم وإعداد المواد مع فريق الموارد البشرية للعروض التقديمية والاجتماعات والمؤتمرات.

تنسيق الاجتماعات والفعاليات: ·

• تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، ومتابعة العناصر العملية.
• تخطيط وتنسيق الفعاليات الشركة، ولقاءات الفريق، والتجمعات الأخرى.
• تنظيم الفعاليات، وعشاء الشبكات، والمؤتمرات والاحتفالات، والتعامل مع جميع مسائل إدارة الفعاليات، والحجز، والقوائم الضيفية.

إدارة الاتصالات:

• تصفية وتوجيه المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى.
• ضمان استجابات مناسبة وفي الوقت المناسب.
• العمل كحلقة وصل بين المسؤول التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين.
• التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين لضمان سير العمل الفعال والتواصل.
• مراقبة والرد على رسائل البريد الإلكتروني، والاستفسارات، والطلبات نيابة عن التنفيذيين.
• المساعدة في تنسيق المشاريع، والبحث، وتحليل البيانات حسب الحاجة.

تنسيق السفر:

• ترتيب خطط سفر معقدة ومفصلة، ومسارات، وأجندات.
• جمع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر.
• التعامل مع ترتيبات السفر، بما في ذلك تذاكر الطيران، النقل، الإقامة، ومساعدة الفيزا.