مساعد شخصي Innovo Build LLC

المسؤوليات في كلا المجالين الشخصي والمهني التي ستكون مسؤولاً عنها:

الدعم الإداري:

• إدارة جدول مواعيد المدير التنفيذي، جدولة الاجتماعات، المواعيد، وترتيبات السفر.
• إدارة الجدول بفعالية لتجنب تعارضات الوقت (المواعيد التجارية والشخصية).
• تقديم تذكيرات للاجتماعات/المواعيد القادمة وملخص يومي.
• إعداد وتحرير المراسلات، الاتصالات، العروض التقديمية، وغيرها من الوثائق.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية.
• تنسيق وإدارة المشاريع الخاصة حسبما يطلبه المدير التنفيذي.
• تنسيق وإعداد المواد للاجتماعات والتقارير عند الطلب.
• إجراء الأبحاث وجمع المعلومات حول مواضيع متنوعة.
• الحفاظ على تحديث الملفات السرية والسجلات وقواعد البيانات.
• تنظيم وإعداد المواد مع فريق الموارد البشرية للعروض التقديمية والاجتماعات والمؤتمرات.

تنسيق الاجتماعات والفعاليات:

• تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات، تدوين المحاضر، والمتابعة على نقاط العمل.
• تخطيط وتنسيق أحداث الشركة، الاجتماعات الجماعية، والتجمعات الأخرى.
• تنظيم الفعاليات، عشاء الشبكات، المؤتمرات والاحتفالات، والتعامل مع جميع أمور إدارة الفعاليات، والحجوزات، وقوائم الضيوف.

إدارة الاتصالات:

• فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى.
• ضمان الردود في الوقت المناسب والإجراءات المناسبة.
• العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
• التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين لضمان سلاسة العمل والتواصل.
• مراقبة والرد على الرسائل الإلكترونية، والاستفسارات، والطلبات نيابة عن التنفيذيين.
• المساعدة في تنسيق المشاريع، الأبحاث، وتحليل البيانات حسب الحاجة.

تنسيق السفر:

• ترتيب خطط سفر معقدة ومفصلة، ومسارات، وأجندات.
• تجميع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر.
• التعامل مع ترتيبات السفر، بما في ذلك تذاكر الطيران، النقل، الإقامة، ومساعدة في التأشيرات.