مساعد شخصي (مدير مكتب)

Aktan Misr

وصف الوظيفة

إدارة الجدول الزمني:

• تنظيم وإدارة تقويم نائب الرئيس، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد والفعاليات.
• تنسيق وضمان أن جميع ترتيبات السفر منظمة بشكل جيد ومتكاملة بسلاسة في جدول نائب الرئيس.

إعداد التقارير والمراسلات:

• صياغة وإعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية لنائب الرئيس.
• تنظيم والحفاظ على الوثائق المهمة للإشارة السهلة والإجراءات.

ترتيبات السفر:

• تنسيق جميع جوانب السفر، بما في ذلك حجز الرحلات، وحجز الفنادق، والنقل، لضمان جدول زمني سلس وفعال.

التنسيق مع الإدارات:

• التواصل مع الفرق الداخلية لجدولة الاجتماعات والمتابعة بشأن القرارات الرئيسية.
• إدارة الأولويات، وضمان الانتهاء في الوقت المناسب من المهام والتنسيق عبر الإدارات.

إدارة التواصل:

• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والرسائل نيابة عن نائب الرئيس.
• توجيه الاتصالات إلى الشخص أو القسم المناسب حسب الضرورة.

تنظيم الاجتماعات:

• ترتيب والتحضير للاجتماعات الداخلية والخارجية، وضمان تغطية جميع التفاصيل اللوجستية.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين المحاضر، والمتابعة بشأن عناصر العمل.

إدارة الوثائق والملفات:

• الحفاظ على الملفات والوثائق وتنظيمها وتحديثها بشكل منهجي.
• ضمان الوصول السهل إلى المعلومات الحساسة مع الحفاظ على الخصوصية.

الدعم الشخصي:

• مساعدة نائب الرئيس في المهام الشخصية، حسب الحاجة، لدعم أنشطته اليومية.
• تقديم المساعدة في الحالات الطارئة عند الحاجة.

إدارة الزوار:

• استقبال وتنسيق المواعيد مع الزوار نيابة عن نائب الرئيس.
• ضمان استقبال الزوار بشكل مهني ومهذب.

إدارة الوقت:

• مساعدة نائب الرئيس في تحديد أولويات المهام وإدارة الجداول اليومية بشكل فعال لتقليل الضغط وتحسين سير العمل.