مساعد شخصي
Turner & Townsend
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 16 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
5 - 7 سنوات
موقع العمل
الرياض، المملكة العربية السعودية
التعليم
أي تخرج()
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
الدعم السكرتاري والإداري
- تقديم خدمة سكرتارية وتنظيمية عالية الجودة
- معالجة الكلمات للمراسلات والمذكرات والتقارير
- إعداد العروض التقديمية
- تنظيم وصيانة أنظمة الملفات الفعالة
- الحفاظ على سجل دقيق من الأوراق والمراسلات الإلكترونية
- المسؤول عن التعامل مع صيانة معدات المكتب وطلب الأدوات المكتبية
المهام الإدارية:
- إدارة المراسلات في الوقت المناسب. إدارة البريد الإلكتروني، تنسيق توقيع الوثائق، المسح والطباعة وإدارة تجديدات العضوية المتنوعة
- تسليط الضوء على المراسلات العاجلة وطباعة المرفقات
- إعداد المراسلات نيابة عن المدير، بما في ذلك صياغة الردود العامة
- تصفية الاستفسارات العامة، والمكالمات الهاتفية والدعوات إلى المدير من خلال إعادة توجيه أو اتخاذ إجراءات بشأن هذه الاتصالات كما هو مناسب
- تطوير وصيانة نظام تصنيف البريد الإلكتروني الفعال
- معالجة النفقات نيابة عن المدير، تجميع إيصالات النفقات، إعداد معلومات النفقات لقسم المالية والمتابعة بشأن الدفع في الوقت المناسب لهذه النفقات
- حجز السفر المناسب وإقامة الفنادق بما يتماشى مع سياسة النفقات
- إعداد نفس الشيء للتقارير المباشرة للمدير
إدارة المواعيد والسفر
- ضمان إدارة المواعيد المزدحمة وترتيبات السفر بشكل فعال بما في ذلك تقييم أولوية المواعيد، وإعادة توزيعها حسب الحاجة وحل المشكلات
- عقد اجتماعات أسبوعية لمناقشة التزامات المديرة القادمة والدعوات والطلبات الأخرى
- تنسيق وترتيب المكالمات الفيديو ومكالمات المؤتمرات
- جدولة الاجتماعات نيابة عن المدير بينه وبين تقاريره المباشرة
- التواصل مع الأفراد المعنيين والمنظمات الخارجية لترتيب الاجتماعات، وتنظيم الجداول الزمنية، وإعداد الأجندات وصياغة المحاضر
- إجراء ترتيبات السفر وحجز الإقامة
إدارة الاجتماعات
- يجب أن يكون لديه خبرة في إدارة اجتماعات بمستوى مجلس الإدارة، قادر على التنسيق مع أقسام أخرى للحصول على المواد ذات الصلة، جمع وتوزيع الحزمة الخاصة بالمجلس، قادر على توثيق الاجتماع من خلال تدوين المحاضر بدقة. يجب أن يكون المرشح قادرًا على إدارة ومتابعة جميع الإجراءات المتخذة من الاجتماع وضمان إكمالها من قبل العضو المسؤول في المجلس في الوقت المناسب
- تقديم الدعم لمجموعة واسعة من الاجتماعات، بما في ذلك توفير خرائط المواقع، وإعداد الأجندات، وإحاطات ما قبل الاجتماع وأوراق الاجتماعات، وتدوين نقاط العمل ومتابعتها
- التصرف كحلقة وصل رئيسية بين المدراء الكبار والموظفين الرئيسيين الآخرين، وتحديد اجتماعات كما هو مناسب والحفاظ على اتصالات جيدة
دعم العطاءات
- إعداد تقديمات العطاءات بما في ذلك تنسيق الوثائق، واختيار الصور، وتحديد السير الذاتية ومصادر دراسات الحالة
- إنتاج مواد عرض العطاءات
- ضمان تقديم جميع العطاءات في الوقت المناسب وأن تكون بجودة متسقة وفقًا لتعليمات العميل
- اتباع تعليمات المدير بشأن أي مهام عطاء أخرى
تخطيط الفعاليات
- تخطيط وإدارة وتنظيم الفعاليات الخاصة بالعملاء والموظفين وتقديم الدعم الإداري مثل إرسال الدعوات، وحجز الأماكن وترتيب النقل
دعم الموارد البشرية
- التواصل مع الموارد البشرية والمديرين المحليين لضمان دمج الموظفين الجدد بكفاءة في العمل بما في ذلك التوجيه، والإقامة، والرحلات الجوية، والنقل، وتكنولوجيا المعلومات وبطاقات العمل وما إلى ذلك.
- إدارة مسؤول العلاقات العامة
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
خبرة لا تقل عن خمس سنوات في PA في بيئة شديدة الضغط تتطلب الدبلوماسية والحكم والتقدير في التعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية
- القدرة على إقامة اتصالات مع الأقران والموظفين ذوي المستوى العالي عبر الأعمال
- مهارات كتابة ممتازة، وسرعة ودقة جيدة في استخدام الكمبيوتر ضرورية (واثق في استخدام مجموعة تطبيقات Microsoft Office بالكامل - Excel وWord وPowerPoint وTeams وغيرها)
- مهارات اتصال رائعة، سواء شفهية أو غير شفهية
- واثق من نفسه وقادر على العمل بشكل مستقل، ودود دون أن يكون متعجرفًا بشكل مفرط.
- قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط وضمن مواعيد نهائية ضيقة
- القدرة على استيعاب كميات كبيرة من التواصل المكتوب والشفهي بسرعة وإنتاج محاضر دقيقة وفي الوقت المناسب. من المهم جدًا أن يكون المرشح واثقًا في أخذ المحاضر والإجراءات خلال الاجتماعات.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل، بما في ذلك مهارات التدقيق اللغوي، مع القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة
- إظهار القدرة على العمل تحت ضغط مستدام وضمن مواعيد نهائية ضيقة
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر والحفاظ على السرية في جميع الأوقات
- خبرة في إدارة المواعيد، والبحث وحجز السفر والإقامة
- استباقي ومرن في النهج
القطاع المهني للشركة
- البناء
- الهندسة المدنية
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مساعد شخصي
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Turner & Townsend
Turner & Townsend is a global professional services company with over 22,000 people in more than 60 countries. Working with our clients across real estate, infrastructure, energy and natural resources, we transform together delivering outcomes that improve people s lives. Working in partnership makes it possible to deliver the world s most impactful projects and programmes as we turn challenge into opportunity and complexity into success. Our capabilities include programme, project, cost, asset and commercial management, controls and performance, procurement and supply chain, net zero and digital solutions./p> br> We are majority-owned by CBRE Group, Inc., the world s largest commercial real estate services and investment firm, with our partners holding a significant minority interest. Turner & Townsend and CBRE work together to provide clients with the premier programme, project and cost management offering in markets around the world.br> Please visit our website: www.turnerandtownsend.com
https://jobs.smartrecruiters.com/TurnerTownsend/744000085285585-personal-assistant-