أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
5 - 7 سنوات
موقع العمل
الرياض، المملكة العربية السعودية
التعليم
أي تخرج()
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
الدعم السكرتاري والإداري
- تقديم خدمة دعم سكرتاري وتنظيم عالية الجودة
- معالجة الكلمات والمراسلات والمذكرات والتقارير
- إعداد العروض التقديمية
- تنظيم وصيانة أنظمة حفظ الملفات الفعالة
- الحفاظ على سجل دقيق من الأوراق والمراسلات الإلكترونية
- مسؤول عن التعامل مع صيانة معدات المكتب وطلب القرطاسية
المهام الإدارية:
- إدارة المراسلات في الوقت المناسب. إدارة البريد الإلكتروني، تنسيق توقيع الوثائق، المسح الضوئي والختم وإدارة تجديدات العضويات المختلفة
- تسليط الضوء على المراسلات العاجلة وطباعة المرفقات
- إعداد المراسلات نيابة عن المدير، بما في ذلك كتابة الردود العامة
- تصنيف الاستفسارات العامة، المكالمات الهاتفية والدعوات إلى المدير عن طريق إعادة توجيه أو متابعة هذه الاتصالات حسب الاقتضاء
- تطوير وصيانة نظام حفظ البريد الإلكتروني الإلكتروني الفعال
- معالجة النفقات نيابة عن المدير، جمع إيصالات النفقات، إعداد معلومات النفقات لقسم المالية والمتابعة بشأن دفع هذه النفقات في الوقت المناسب
- حجز السفر المناسب والإقامة الفندقية وفقًا لسياسة النفقات
- إعداد نفس الشيء للتقارير المباشرة للمدير
إدارة المواعيد والسفر
- ضمان إدارة التزامات المواعيد المزدحمة وترتيبات السفر بفعالية بما في ذلك تقييم أولويات المواعيد، وإعادة تخصيصها حسب الحاجة وحل المشكلات
- عقد اجتماعات أسبوعية للجدول الزمني مع المدير لمناقشة الالتزامات القادمة والدعوات والطلبات الأخرى
- تنسيق وترتيب المكالمات الفيديو ومكالمات المؤتمر
- جدولة الاجتماعات نيابة عن المدير بينه وبين تقاريره المباشرة
- التواصل مع الأفراد المعنيين والمنظمات الخارجية لترتيب الاجتماعات، تنظيم الجداول الزمنية، إعداد الجداول الزمنية وصياغة المحاضر
- إجراء ترتيبات السفر وحجز الإقامة
إدارة الاجتماعات
- يجب أن يكون لديه خبرة في إدارة اجتماعات مجلس الإدارة، قادر على التنسيق مع الأقسام الأخرى للحصول على المواد ذات الصلة، تجميع وتوزيع حزمة مجلس الإدارة، قادر على توثيق الاجتماع من خلال تدوين المحاضر بدقة. يجب أن يكون المرشح قادرًا على إدارة ومتابعة جميع الإجراءات المتخذة من الاجتماع والتأكد من أنها مكتملة من قبل عضو مجلس الإدارة المسؤول في الوقت المناسب
- تقديم الدعم لمجموعة واسعة من الاجتماعات، بما في ذلك توفير خرائط الموقع، إعداد الجداول الزمنية، إحاطات ما قبل الاجتماع وأوراق الاجتماع، تدوين نقاط العمل ومتابعتها
- العمل كنقطة اتصال رئيسية بين المديرين الكبار والموظفين الرئيسيين الآخرين، وتنظيم الاجتماعات حسب الاقتضاء والحفاظ على اتصالات جيدة
دعم العطاءات
- إعداد طلبات العطاء بما في ذلك تنسيق الوثائق، اختيار الصور، تحديد السير الذاتية والحصول على دراسات الحالة
- إنتاج مواد عرض العطاء
- ضمان تقديم جميع العطاءات في الوقت المحدد وأن تكون ذات جودة متسقة وفقًا لتعليمات العميل
- اتباع تعليمات المدير بشأن أي مهام أخرى تتعلق بالعطاءات
تخطيط الأحداث
- تخطيط وإدارة وتنظيم الأحداث للعملاء والموظفين وتقديم الدعم الإداري مثل إرسال الدعوات، وحجز المواقع وترتيب النقل
دعم الموارد البشرية
- التواصل مع الموارد البشرية والمديرين المحليين لضمان انخراط ودمج الموظفين الجدد بكفاءة في الشركة بما في ذلك التوجيه، الإقامة، الرحلات، النقل، تكنولوجيا المعلومات وبطاقات العمل وما إلى ذلك.
- إدارة موظف العلاقات العامة
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
خبرة PA لا تقل عن خمس سنوات في بيئة تحت ضغط عالٍ تتطلب اللباقة والحكم والتقدير في التعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية
- قادر على إقامة اتصالات مع الزملاء وموظفي المستوى العالي عبر الأعمال
- مهارات كتابة ممتازة، سرعة ودقة جيدة في استخدام الكمبيوتر ضرورية (واثق في استخدام مجموعة تطبيقات Microsoft Office بالكامل - Excel وWord وPowerPoint وTeams وما إلى ذلك)
- مهارات اتصال ممتازة، لفظية وغير لفظية
- واثق من نفسه وقادر على العمل بشكل مستقل، ودود دون أن يكون متسلطًا بشكل مفرط.
- قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط والمواعيد النهائية الضيقة
- القدرة على استيعاب كميات كبيرة من الاتصالات المكتوبة والشفوية بسرعة وإنتاج محاضر دقيقة وفي الوقت المناسب. من المهم جدًا أن يكون المرشح واثقًا في أخذ المحاضر والإجراءات خلال الاجتماعات.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل، بما في ذلك مهارات التدقيق، مع القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة
- إظهار القدرة على العمل تحت ضغط مستمر والمواعيد النهائية الضيقة
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية والحفاظ على السرية في جميع الأوقات
- خبرة في إدارة المواعيد، والبحث وحجز السفر والإقامة
- نشط ومرن في النهج
القطاع المهني للشركة
- البناء
- الهندسة المدنية
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مساعد شخصي
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Turner & Townsend International Limited
Turner & Townsend is a global professional services company with over 22,000 people in more than 60 countries. Working with our clients across real estate, infrastructure, energy and natural resources, we transform together delivering outcomes that improve people s lives. Working in partnership makes it possible to deliver the world s most impactful projects and programmes as we turn challenge into opportunity and complexity into success. Our capabilities include programme, project, cost, asset and commercial management, controls and performance, procurement and supply chain, net zero and digital solutions. We are majority-owned by CBRE Group, Inc., the world s largest commercial real estate services and investment firm, with our partners holding a significant minority interest. Turner & Townsend and CBRE work together to provide clients with the premier programme, project and cost management offering in markets around the world. Please visit our website: www.turnerandtownsend.com
https://jobs.smartrecruiters.com/TurnerTownsend/744000085285585