مساعد شخصي

Client of Talentmate

يلعب المساعد الشخصي (PA) دوراً حاسماً في ضمان سير العمليات اليومية للمدير أو التنفيذي بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة مستويات عالية من التنظيم والسرية ومهارات الاتصال من أجل التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالحياة الشخصية والمهنية للتنفيذي. غالبًا ما يكون المساعد الشخصي هو النقطة الأولى للتواصل بشأن الاجتماعات والمكالمات والمراسلات. يجب أن يكون المتقدمون لهذه الوظيفة قادرين على التكيف، وذوي قدرة على القيام بعدة مهام، ومستعدين للمساعدة في قدرات متنوعة، من الواجبات الإدارية إلى المهام الشخصية. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا يمكنه توقع احتياجات صاحب العمل بشكل فعال وتحديد أولويات المهام بكفاءة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جدول أعمال التنفيذي، بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات.
• ترتيب جداول السفر، ووسائل النقل، والسكن لأغراض العمل والشخصية.
• إعداد وتحرير المراسلات، والاتصالات، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق.
• التعامل مع الاستفسارات وإدارة المكالمات الواردة والمراسلات بكفاءة.
• تخطيط وتنسيق وتنفيذ الفعاليات أو الاجتماعات حسب طلب التنفيذي.
• إجراء بحوث، وجمع بيانات، وإعداد تقارير وملخصات للتنفيذي.
• المساعدة في إدارة التزامات وأجندة التنفيذي الشخصية.
• الحفاظ على الملفات السرية والمستندات الحساسة بأقصى قدر من السرية.
• التنسيق مع الأطراف المعنية الداخلية والخارجية نيابة عن التنفيذي.
• مساعدة التنفيذي في المهام الشخصية والمشاغل حسب الحاجة.
• فرز وتحديد أولويات الرسائل الإلكترونية، والرد نيابة عن التنفيذي عندما يكون ذلك مناسبًا.
• تقديم الدعم الإداري والمشاريع لتعزيز الإنتاجية والكفاءة.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو في دور إداري مشابه.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة للتعامل مع مهام متعددة.
• قدرات قوية في الاتصال الشفهي والكتابي ضرورية لهذه الوظيفة.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل احترافي.
• إجادة استخدام برامج المكتب مثل MS Office، والبريد الإلكتروني، وأدوات الجدولة.
• المرونة للعمل خارج ساعات العمل العادية لتلبية احتياجات التنفيذي.
•