مساعد شخصي / متسوق شخصي / PA - إناث فقط YOSH HOSPITALITY LLC OPC

نحن نبحث عن مساعد شخصي / متسوق شخصي منظم، سري ومبادر لدعم أسرة خاصة ورئيس. يجمع الدور بين إدارة المواعيد المنزلية على مستوى عالٍ، وتنفيذ المهمات الشخصية وتقديم خدمات التسوق المخصصة لضمان سير الحياة اليومية بسلاسة والحفاظ على مستوى نمط حياة مصقول.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة المواعيد والاتصالات

• إدارة تقويم الرئيس، جدولة المواعيد، تنسيق السفر وضمان تذكيرات في الوقت المناسب للاجتماعات والالتزامات.

• التعامل مع المراسلات السرية، الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل نيابة عن الرئيس حيثما كان ذلك مناسبًا، والتنسيق مع موظفي المنزل والجهات الخارجية بشكل مهني وسري.

• إعداد الموجزات، الجداول الزمنية والمستندات للاجتماعات، السفر والفعاليات، وضمان توفر جميع المعلومات والمواد اللازمة.

التسوق الشخصي والمشتريات

• البحث وشراء الملابس، الإكسسوارات، الهدايا، الأغراض المنزلية والسلع المتخصصة وفقًا للموجز، الميزانية وتفضيلات الأسلوب.

• الحفاظ على العلاقات مع الموردين المفضلين، المتاجر والخدمات؛ ترتيب القياسات، التعديلات والمرتجعات حسب الحاجة.

• إدارة الطلبات، التسليمات والمدفوعات، وضمان فحص العناصر، تخزينها أو تقديمها للرئيس وفقًا لمعيار متفق عليه.

دعم المنزل والمهمات

• تنفيذ المهمات اليومية مثل التنظيف الجاف، التسليمات، البريد، جمع المستندات وغيرها من المهام التي تدعم عمليات المنزل واحتياجات الرئيس الشخصية.

• تنسيق المواعيد والخدمات لصيانة المنزل والتنسيق مع المقاولين الخارجيين أو الموردين عند الحاجة.

• المساعدة في الإدارة المنزلية البسيطة بما في ذلك الفواتير، الاشتراكات وتسجيل البيانات كما هو موجه من قبل مدير المنزل أو الرئيس.

دعم الفعاليات والسفر

• دعم التخطيط والتنفيذ للفعاليات الخاصة، العشاء والالتزامات الاجتماعية، المساعدة في الدعوات، إدارة الردود والتنسيق في يوم الفعالية.

• تنظيم ترتيبات السفر، إعداد قوائم التعبئة، إدارة الأمتعة وضمان أن يكون لدى الرئيس كل ما يحتاجه لرحلات العمل والترفيه.

المعايير، السرية والمهنية

• الحفاظ على أعلى معايير السرية والخصوصية في جميع الأمور المتعلقة بالرئيس والمنزل.

• التقديم بشكل مهني، التصرف بأدب مع أفراد المنزل، الضيوف والموردين، وتمثيل المنزل بشكل إيجابي في جميع الأوقات.

• الامتثال لسياسات المنزل، إجراءات الأمان وأي اعتبارات غذائية أو صحية عند تنفيذ المهام.