مساعد شخصي للمدير التنفيذي Advanced Construction Technology Services

Job Title: مساعد شخصي

Position Title: مساعد شخصي

Department: الإدارة

Location: المكتب الرئيسي لبنان

Position Overview

المساعد الشخصي يقدم دعمًا تنفيذيًا وشخصيًا على مستوى عالٍ للرئيس التنفيذي، يدير

السفر، الجداول، الاجتماعات، والوثائق بسرية كاملة. يعمل كمنسق مركزي عبر الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين، مما يضمن التعامل السلس مع الأمور التجارية والشخصية بتنظيم استثنائي وسرية ومرونة عبر المناطق الزمنية.

Key Responsibilities

• إدارة السفر الشخصي والتجاري المعقد، بما في ذلك الرحلات متعددة المدن، الفنادق،

النقل، الطعام، والأنشطة؛ إعداد جداول مفصلة وحقائب معلومات.

• إرسال تذكيرات لجدول الرئيس التنفيذي، الاجتماعات، والالتزامات الشخصية.

• إعداد الاقتباسات، طلبات الشراء، وأوامر الشراء، وتنسيق الموافقات والمدفوعات مع

المحاسبة.

• التعامل مع المدفوعات الشخصية والتجارية، والنقدية الصغيرة، وتتبع النفقات.

• تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات الداخلية.

• إدارة التوظيف وإدماج موظفي الرئيس التنفيذي الشخصيين.

• التعامل مع العقود، التأشيرات، التأمين، سجلات الموظفين، الإقامات، و

الوثائق الشخصية وضمان تحديثها.

• إدارة الوثائق للموافقة والتوقيع.

• متابعة مع الموردين وضمان إكمال جميع الترتيبات والمتطلبات الشخصية بكفاءة.

• التنسيق مع السائقين، الموظفين المحليين، ومقدمي الخدمات الخارجيين.

• المساعدة في إدارة المنزل، الوثائق، وحفظ السجلات.

• الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.

• توفير توافر دائم ودعم، بما في ذلك خارج ساعات العمل العادية و

أثناء العطلات، للتعامل مع الأمور العاجلة، خاصة عبر المناطق الزمنية المختلفة.

Minimum Qualification / Experience

• 3+ سنوات من دعم التنفيذيين الكبار

• مهارات تنظيمية وتواصل قوية

• توفر سرية وخصوصية مثبتة

• القدرة على إدارة الجداول والسفر المعقد