مساعد شخصي للمدير التنفيذي

Nomia Ltd

المسؤوليات

• إدارة التقويم والجدول الزمني: تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية المعقدة، إدارة إدخالات المواعيد، تعيين التذكيرات، حل النزاعات، وتحديد الأولويات بكفاءة
• دعم الاتصالات: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لـ CRO إدارة البريد الإلكتروني، المكالمات، المراسلات، والتواصل مع الزملاء، العملاء، والشركاء الخارجيين
• السفر واللوجستيات: تنظيم السفر التجاري، الإقامة، والجدول الزمني مع اهتمام بالتفاصيل ومرونة.
• تحضير الاجتماعات: إعداد الجداول الزمنية، ملاحظات الإحاطة، الأوراق، والمتابعة على عناصر العمل. بشكل اختياري، إعداد العروض التقديمية أو الملخصات حسب الحاجة.
• تتبع النفقات والمهام: معالجة تقارير النفقات وإدارة المهام الإدارية للحفاظ على سير العمليات بسلاسة.
• دعم الفعاليات والمشاريع: المساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية، ورش العمل، والمشاريع الخاصة المتعلقة بمبادرات الإيرادات حسب الحاجة.
• دعم شخصي غير منتظم: تقديم المساعدة الشخصية العرضية، تنسيق المهام، حجوزات المطاعم، حجوزات المنازل حسب احتياجات CRO، مع الحفاظ على السرية والكفاءة.

المؤهلات/المهارات

• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام كبير بالتفاصيل.
• خبرة مثبتة في دعم C-suite/المديرين التنفيذيين في بيئات سريعة.
• مهارات اتصال قوية كتابية وشفوية بطريقة احترافية وسرية.
• القدرة على تحديد الأولويات بفعالية وتعدد المهام في بيئة تنفيذية سريعة.
• إجادة برامج الإنتاجية (Outlook، Teams، G Suite، MS Office).
• مدرك للتكنولوجيا، قابل للتكيف، ومريح في العمل عبر المناطق الزمنية أو الإعدادات الهجينة.
• إظهار السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• عقلية مدفوعة بالمبادرة وحل المشاكل بشكل استباقي.

معلومات عامة

• الالتزام بسياسات حماية البيانات وأمن المعلومات في Nomia في جميع الأوقات.
• تعزيز التنوع والشمولية بما يتماشى مع القيم الأساسية لـ Nomia.
• هذه وظيفة هجينة، مع يومين مكتبيين مطلوبين في الأسبوع، وقد يكون هناك المزيد أثناء التدريب أو حسب طلب المشرف.
• المساهمة في تحسين الأنظمة والعمليات بشكل مستمر.
• يرجى ملاحظة أن وصف هذه الوظيفة هو إرشادي، وقد تتطور المهام مع مرور الوقت.