مساعد شخصي لمدير الشؤون القانونية
Client of United Nation careers
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 16 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
المسؤوليات
- يحافظ على تنظيم فعال لمكتب المدير، بما في ذلك التعامل مع جدوله الزمني، سجلات الحضور، الملفات، خطط العمل والخطط الخاصة؛ يقوم بفرز وتحديد أولويات الزوار والمكالمات الهاتفية وينظم الاجتماعات والمقابلات.
- ينظم مهام المدير المتكررة، ترتيبات السفر، ملفات الإحاطة، التأشيرات وحجوزات الفنادق؛ يوفر دعم إداري عن بُعد خلال سفره، ويقوم بتحديثه بشأن الأمور التي تتطلب اهتماماً فورياً.
- يتحكم في تدفق كبير من الوثائق ويعطي الأولوية لها، مع إجراء فحوصات أساسية على دقتها واكتمالها قبل تقديمها لمشرفه.
- يستقبل، يفرز، يسجل ويوجه المراسلات؛ يبحث ويقوم بإرفاق المعلومات الخلفية الضرورية ويحتفظ بنظام متابعة للمواضيع المعلقة لضمان المتابعة في الوقت المناسب لجميع المهام المعينة من قبل المشرف، وإبلاغ المشرف بالمسائل العاجلة والمعلقة، ويقوم بإنتاج تقارير متابعة.
- يتابع بنشاط جميع التعليمات والقرارات المتخذة من قبل المدير إلى رؤساء الأقسام ورؤساء الأقسام داخل الإدارة أو الميدان للتأكد من إنجاز المهام المعينة من قبل المدير في المواعيد النهائية.
- يقوم بتوزيع المهام الخاصة على سكرتيرات الإدارة/الميدان، حسب الحاجة؛ يقوم بمراجعة وتصحيح المراسلات التي أنشأها موظفو الإدارة ويقوم بإرسالها لتوقيع المدير.
- يعد جدولاً لزوار المشرف من داخل وخارج الوكالة ويسهل مهمتهم بالتنسيق مع المدير و/أو مع الإدارات/البرامج المعنية؛ يتواصل مع السلطات الحكومية، السفارات ومنظمات الأمم المتحدة الأخرى.
- قد يحضر اجتماعات المشرف؛ يعد محاضر و/أو ملخصات للاجتماعات ويتولى ويراقب إجراءات المتابعة، عند الحاجة.
- يعد مراسلات ذات طبيعة إدارية، ويتعاون مع الموظفين لجمع البيانات ويعد تقارير تشغيلية وامتثال دورية ومنتظمة.
- يتعاون مع قسم الميزانية بشأن المسائل المتعلقة بالميزانية؛ يعد عقود خدمات خاصة وطلبات المساعدة المؤقتة.
الكفاءات
- التخطيط والتنظيم
- التعلم والبحث
- اتباع التعليمات والإجراءات
- التعامل مع الضغط والنكسات
- التواصل والشبكات
التعليم
- درجة جامعية من مؤسسة تعليمية معتمدة في إدارة الأعمال، العلاقات العامة أو أي تخصص ذي صلة.
- تدريب أعمال المكتب.
خبرة العمل
- خبرة ذات صلة لا تقل عن ثلاث سنوات، ويفضل أن تكون في الإدارة أو الموارد البشرية و/أو إدارة المكتب مطلوبة.
- معرفة ممتازة في استخدام تطبيقات الكمبيوتر المكتبي مثل معالجة النصوص، جداول البيانات، قواعد البيانات و PowerPoint مطلوبة.
- إجادة ممتازة في اللغة الإنجليزية المحكية والمكتوبة والعربية مطلوبة.
- معرفة بقواعد وأنظمة الوكالة مرغوبة.
- معرفة باللغات الأخرى في الأمم المتحدة مرغوبة.
- الخبرة السابقة مع منظمات الأمم المتحدة الأخرى مرغوبة.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
درجة جامعية من مؤسسة تعليمية معتمدة في إدارة الأعمال، العلاقات العامة أو أي تخصص ذي صلة. تدريب أعمال المكتب.
خبرة ذات صلة لا تقل عن ثلاث سنوات، ويفضل أن تكون في الإدارة أو الموارد البشرية و/أو إدارة المكتب مطلوبة. درجة جامعية من مؤسسة تعليمية معتمدة في إدارة الأعمال، العلاقات العامة أو أي تخصص ذي صلة مطلوبة. معرفة ممتازة في استخدام تطبيقات الكمبيوتر المكتبي مثل معالجة النصوص، جداول البيانات، قواعد البيانات و PowerPoint مطلوبة. إجادة ممتازة في اللغة الإنجليزية المحكية والمكتوبة والعربية مطلوبة. معرفة بقواعد وأنظمة الوكالة مرغوبة. معرفة باللغات الأخرى في الأمم المتحدة مرغوبة. الخبرة السابقة مع منظمات الأمم المتحدة الأخرى مرغوبة. هل أنت لاجئ فلسطيني مسجل؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى تقديم رقم بطاقة التموين الخاصة بك. يُوصى بشدة بالرد على هذا السؤال لمساعدتنا في تقييم طلبك بشكل أفضل. يرجى الشرح أدناه؟ مطلوب. هل لديك قريب/أقارب قريبين في الأونروا (أم، أب، ابنة، ابن، أخت، أخ)؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى تقديم الاسم الكامل والعلاقة. يُوصى بشدة بالرد على هذا السؤال لمساعدتنا في تقييم طلبك بشكل أفضل. يرجى الشرح أدناه. مطلوب يتعين على المرشحين تقديم إقرار بشأن ما إذا كان لديهم أي ارتباطات حالية أو سابقة مع منظمات غير حكومية، مؤسسات أكاديمية، منظمات سياسية، عسكرية، أو إذا كانوا قد شاركوا في أنشطة أو أدلوا بأي تصريحات عامة، يمكن أن تُعتبر مؤثرة على حيادهم أو موضوعيتهم أو استقلالهم في أداء واجباتهم لصالح الأمم المتحدة / الأونروا. لن يؤدي أي إقرار بالضرورة إلى استبعاد المرشحين من النظر في هذا المنصب.
القطاع المهني للشركة
- التجنيد
- شركة التوظيف
- البحث التنفيذي
المجال الوظيفي / القسم
- السكرتير
- المكتب الأمامي
- المساعد الشخصي (PA)
الكلمات الرئيسية
- مساعد شخصي لمدير الشؤون القانونية
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Client of United Nation careers
UNRWA is a United Nations agency established by the General Assembly in 1949 and is mandated to provide assistance and protection to a population of some 5.8 million registered Palestine refugees. Its mission is to help Palestine refugees in Jordan, Lebanon, Syria, West Bank and the Gaza Strip to achieve their full potential in human development, pending a just solution to their plight. UNRWA's services encompass education, health care, relief and social services, camp infrastructure and improvement, microfinance, and emergency assistance. UNRWA is the largest UN operation in the Middle East with more than 30,000 staff. UNRWA is funded almost entirely by voluntary contributions. If you are looking for a rewarding opportunity to make a tangible difference for one of the most vulnerable communities in the world, UNRWA would like to hear from you. Personal Assistant to Director reports to the Director of Legal Affairs or assigned supervisor.
https://careers.un.org/jobSearchDescription/266940?language=en